Regisseur Informatiebeheer & Transitie
Functieomschrijving
In verband met de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) is het voor deze opdracht niet mogelijk om als zzp’er te factureren. Matchd biedt diverse soorten dienstverbanden aan. We gaan hierover graag met je in gesprek om samen te kijken welk dienstverband het beste aansluit bij jouw wensen en situatie. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie en een toelichting op de mogelijkheden.
Team
Het team Informatiebeheer en data bestaat uit Cluster Informatiebeheer, Geo-informatie(beheer) en kerndatateam. Het cluster Informatiebeheer bestaat uit 14 medewerkers, aangevuld met extern ingehuurde capaciteit. De werkzaamheden omvatten onder andere:
- Postregistratie
- Zaaktypebepaling
- Digitaal en fysiek archiveren
- Digitaal en fysiek vernietigen
- Kwaliteitscontroles
- Het verzenden van poststukken, zowel binnen als buiten het zaaksysteem
In de loop der jaren zijn taken historisch gegroeid. Hierdoor worden momenteel werkzaamheden uitgevoerd die niet (meer) logisch bij het cluster horen of die efficiënter ingericht kunnen worden.
Daarnaast heeft de introductie van het nieuwe zaaksysteem Djuma impact gehad op processen en werkwijzen. Weliswaar zijn processen beschreven in de huidige situatie, maar er is nog geen integrale herijking uitgevoerd vanuit de gewenste situatie: welke taken horen waar, welke rollen zijn nodig en welke werkzaamheden kunnen worden vereenvoudigd, geautomatiseerd of verplaatst.
Opdracht
Als Regisseur Informatiebeheer ben je verantwoordelijk voor de begeleiding van het cluster informatiebeheer in de huidige transitie van professionalisering en digitalisering. Deze regierol kan deze ontwikkelingen in samenhang sturen en implementeren tot concrete en duurzame verbeteringen in werkzaamheden, processen en rollen. Zodat de beoogde veranderingen niet alleen worden bedacht, maar ook daadwerkelijk en duurzaam worden geïmplementeerd.
Deze rol richt zich op:
- Het vertalen van de informatiebeheerstrategie en beleidsadviezen naar concrete werkwijzen
- Het introduceren van nieuwe werkwijzen, inclusief begeleiding van medewerkers en betrokken afdelingen
- Kennisontwikkeling van nieuwe en bestaande werkwijzen binnen het team begeleiden
- Het identificeren en realiseren van procesoptimalisatie, automatisering en taakverschuiving
- Het verminderen van structurele werkdruk en daarmee het verzuim
De rol richt zich niet op het sturen op gedrag; die verantwoordelijkheid blijft bij de teammanager. De rol is nadrukkelijk tijdelijk en gericht op het duurzaam versterken van de organisatie, niet op het overnemen van lijnverantwoordelijkheid.
Gedurende de inzetperiode wordt periodiek gerapporteerd over voortgang en gerealiseerde effecten, met specifieke aandacht voor:
- Reductie van structurele uitvoerende taken
- Effecten op werkdruk en verzuim
- Concrete voorstellen voor toekomstige rol- en taakinvulling
- Meetbare reductie in handmatige handelingen of bewerkingstijd
Functie-eisen
Dutch native or near native
Knock-outcriteria:
- Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie in de afgelopen 5 jaar;
- Aantoonbare werkervaring met verander- of transitieopdrachten in de afgelopen 5 jaar;
- Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer;
- Aantoonbare werkervaring met de archiefwet;
- Aantoonbare werkervaring met verander trajecten gericht op procesoptimalisatie of organisatie-inrichting;
- Aantoonbare werkervaring met het opleiden en begeleiden van medewerkers in nieuwe werkzaamheden;
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente;
- Aantoonbaar bereid om alle werkzaamheden op kantoor in Hengelo (O) uit te voeren.
Bedrijfsprofiel
Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.
Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners. Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.
6 maanden - 16-24 uur - 0.67 fte
Direct solliciteren
Past deze vacature goed bij jou? Vul dan hieronder je gegevens in, en dan nemen we zo snel mogelijk contact met jou op.