Programma Informatietransitie

De Provincie Zuid-Holland staat voor een belangrijke opgave om haar informatiehuishouding (IHH) structureel te verbeteren en te voldoen aan wet- en regelgeving (o.a. DUTO). Dit vraagt niet alleen om nieuwe systemen, maar vooral om een fundamentele verandering in de manier waarop medewerkers samenwerken, informatie vastleggen en data benutten. Binnen het programma Informatietransitie wordt gewerkt aan een toekomstvaste digitale werkomgeving, waarin informatie duurzaam toegankelijk, betrouwbaar en compliant is, en waarin datagedreven werken wordt gefaciliteerd.

Het team Businessimplementatie is verantwoordelijk voor de implementatie en adoptie van deze nieuwe werkwijzen binnen de organisatie. De uit te rollen voorzieningen omvatten onder andere:

• Microsoft 365 (M365) samenwerkomgevingen voor P-teams en O-teams
• CALS (vervanging van het huidige archiefsysteem)
• Workflows
• Oplossingen voor Data integratie en Datagedreven werken

De provincie zoekt een Adoptiearchitect die zorgt dat deze voorzieningen niet alleen worden geïmplementeerd, maar ook daadwerkelijk effectief worden gebruikt en duurzaam worden geborgd in de organisatie.

Omschrijving van de opdracht

De Adoptiearchitect is verantwoordelijk voor het ontwerpen en sturen van de adoptiestrategie voor de implementatie van digitale werkwijzen, processen en voorzieningen binnen het programma Informatietransitie. De focus ligt op het realiseren van duurzame gedragsverandering en het verhogen van het daadwerkelijk gebruik van:

• Microsoft 365 (M365) samenwerkomgevingen (P-teams en O-teams)
• CALS (nieuw archiefsysteem)
• Workflows
• Data integratie en datagedreven werken

De Adoptiearchitect zorgt ervoor dat deze voorzieningen niet alleen technisch worden gerealiseerd, maar ook effectief worden toegepast in de dagelijkse praktijk en leiden tot aantoonbare verbetering in samenwerking, informatiebeheer en datagebruik.

De rol combineert inzicht in digitale oplossingen (M365, CALS en dataplatformen) met verandermanagement en richt zich op het vertalen van oplossingen naar werkbare werkwijzen en gedrag binnen de organisatie. De Adoptiearchitect werkt nauw samen met implementatiemanagers en product owners en ondersteunt hen bij het toepassen van de adoptieaanpak binnen de verschillende domeinen (O-teams), waarbij gestuurd wordt op gebruik, kwaliteit van archivering en toepassing van data.

Taakelementen

De rol van senior adoptiearchitect kent de volgende taakelementen:

• Opstellen en implementeren van een integrale adoptiestrategie gericht op het gebruik van M365, CALS, workflows en datagedreven werken
• Vertalen van programmadoelstellingen naar concrete en toepasbare adoptie-interventies per domein (O-teams)
• Realiseren van aantoonbare adoptie in gebruik van samenwerkomgevingen, archivering en datatoepassing
• Inrichten en toepassen van meetbare adoptiekaders (gebruik, kwaliteit, compliance, datagebruik)
• Borgen van nieuwe werkwijzen in processen, rollen en i-governance
• Ondersteunen van implementatiemanagers bij het realiseren van adoptie binnen de domeinen
• Zorgen voor samenhang tussen oplossing, gebruik, gedrag en governance

Deliverables

• Integrale adoptiestrategie voor M365, CALS, workflows en datagedreven werken
• Adoptieplannen per domein (O-team) inclusief interventies en planning
• Doelgroepen- en archetypenmodel vertaald naar werkwijzen en gebruik
• Adoptie KPI-set en dashboard (gebruik, archivering, datatoepassing, compliance)
• Adoptietoolkit (communicatie, training, begeleiding, o.a. serious game)
• Borgingsplan adoptie (processen, rollen, governance en lijnorganisatie)

6 maanden - 32 uur - 0.89 fte