Aanleiding

Sinds 1 januari 2025 voert de buitendienst een groot deel van het dagelijks onderhoud van de openbare ruimte zelf uit. Sinds 1 januari 2026 is daar ook het onkruidbeheer op verhardingen aan toegevoegd. In korte tijd is het team gegroeid van circa 12 naar 35 fte en is fors geïnvesteerd in materieel, machines, gereedschappen, opslag en huisvesting. Daarnaast voert de buitendienst een breed takenpakket uit, waaronder dagelijks onderhoud, meldingen openbare ruimte, consignatiediensten, onderhoud aan technische installaties in het rioolstelsel, winterdiensten, ondersteuning van de milieustraat en afval gerelateerde werkzaamheden.

De afgelopen periode heeft de focus vooral gelegen op het opbouwen van de organisatie, het inwerken van medewerkers en het operationeel krijgen van de nieuwe werkzaamheden. Dat is in relatief korte tijd gerealiseerd en mag als een grote prestatie worden gezien. Tegelijkertijd is daardoor zichtbaar geworden welke vervolgstappen nodig zijn om de organisatie duurzaam succesvol te laten zijn. De uitdaging ligt niet langer primair in groei, maar in het verder professionaliseren van de operatie.

Om kwaliteit, continuïteit en resultaten ook op langere termijn te borgen, is meer aandacht nodig voor structuur, werkprocessen, samenwerking, sturing, planning, rapportages, eigenaarschap en beheersing. Nu is het moment om die stap te zetten, voordat onduidelijkheden, inefficiënties of afhankelijkheden invloed gaan hebben op de resultaten van de organisatie.

Opdracht

De opdracht richt zich op de buitendienst, het bedrijfsbureau en de milieustraat. De interim-functionaris neemt namens de manager de dagelijkse leiding van deze onderdelen op zich en helpt de organisatie de volgende professionaliseringsfase te bereiken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• het creëren van meer overzicht, structuur en controle in de dagelijkse operatie;
• het verduidelijken en vastleggen van rollen, verantwoordelijkheden, werkprocessen, werkafspraken en overlegstructuren binnen de beheer- en onderhoudsketen;
• het versterken van planning, prioritering, monitoring en rapportage;
• het verder professionaliseren van het bedrijfsbureau als ondersteunende spil van de operatie;
• het verbeteren van het beheer van materieel, gereedschappen, voorraden, logistiek en overige bedrijfsmiddelen;
• het versterken van de samenwerking tussen buitendienst, bedrijfsbureau, milieustraat en de raakvlakken met IBOR;
• het verder ontwikkelen van de coördinatiefuncties zodat deze beter in positie komen en minder afhankelijkheid ontstaat van directe betrokkenheid van de manager;
• het adviseren over én implementeren van een passende en duurzame aansturingsstructuur voor buitendienst, bedrijfsbureau en milieustraat.

Raakvlakken

Hoewel de opdracht zich niet richt op team IBOR, zijn de raakvlakken nadrukkelijk onderdeel van de opdracht. De interim-functionaris draagt bij aan het verbeteren van de samenwerking, afstemming en werkverdeling tussen de coördinator buitendienst, de coördinator bedrijfsbureau en milieustraat en de (3) medewerkers van het bedrijfsbureau, de coördinator IBOR, de (2) gebiedsbeheerders IBOR en de manager. Voor het helpen bereiken van deze doelstellingen verzorgt de interim-functionaris zelf tenminste twee teamcoachingsprocessen. Het een richt zich op het regelend vermogen, nl: coördinatoren, gebiedsbeheerders, manager. Het andere richt zich op het bedrijfsbureau, nl: coördinator, medewerkers, manager.

Gevraagde expertise

De opdracht vraagt om een stevige en ervaren interim-manager die zichtbaar aanwezig is in de operatie en ervaring heeft met het aansturen en ontwikkelen van uitvoerende organisaties in een beheer- en onderhoudsomgeving. De kandidaat brengt structuur aan, stelt duidelijke kaders, spreekt mensen aan waar nodig en weet verbeteringen niet alleen te adviseren, maar vooral ook daadwerkelijk te realiseren en te borgen.

Daarnaast beschikt de kandidaat over sterke aantoonbare teamcoachingsvaardigheden. Deze worden met name ingezet richting de coördinator buitendienst, de coördinator en medewerkers bedrijfsbureau, de gebiedsbeheerders, de coördinator IBOR en de teammanager. Het doel hiervan is het begeleiden bij het versterken van rolvastheid, eigenaarschap, samenwerking, communicatie, onderlinge afstemming, het creëren van verbinding en het versterken van het groepsgevoel. De professional helpt het team om rust, richting en verbinding te vinden. We zoeken iemand die oog heeft voor mensen én voor het team als geheel. Die kijkt naar waar het team vandaan komt, wat er nu speelt en wat nodig is om met vertrouwen samen verder te bouwen.

De opdracht richt zich nadrukkelijk niet op het coachen van de medewerkers als groep met uitzondering van het team bedrijfsbureau. De medewerkers uitvoering hebben de afgelopen periode laten zien dat zij in staat zijn de werkzaamheden uit te voeren en de groei van de organisatie mogelijk te maken. De behoefte ligt vooral in meer structuur, duidelijke sturing, betere ondersteuning en heldere werkprocessen.

Van de interim-functionaris wordt verwacht dat deze samen met de betrokken coördinatoren zorgt voor meer overzicht en controle op de dagelijkse operatie. Denk daarbij aan het optimaliseren van routes en werkwijzen, het benutten van praktijkervaring en ideeën vanuit de buitendienst, het vastleggen van werkafspraken, het organiseren van beter materieel- en middelenbeheer en het versterken van de ondersteuning vanuit het bedrijfsbureau.

Resultaat

Aan het einde van de opdracht zijn de buitendienst, het bedrijfsbureau en de milieustraat beter georganiseerd, effectiever en efficiënter ingericht en minder afhankelijk van ad-hoc sturing. Rollen, verantwoordelijkheden en werkprocessen zijn helder vastgelegd. De ondersteuning van de uitvoering is versterkt, er is meer grip op planning, middelen en materieel, en medewerkers weten beter wat van hen wordt verwacht en welke werkzaamheden prioriteit hebben.

Daarnaast is de samenwerking tussen en binnen de verschillende teams sterk verbeterd en is een passende vorm van aansturing geïmplementeerd die aansluit bij de omvang en complexiteit van de organisatie. 

5 maanden - 32-36 uur per week - 0,89-1 fte