Opdrachtomschrijving

Voor Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond zoeken wij een ervaren, zelfstandig projectleider die verantwoordelijk is voor de begeleiding van een Europese aanbesteding voor Web Operations (WebOps) en contentmanagementsystemen (CMS), gevolgd door de implementatie en eventuele migratie van de dienstverlening.

De opdracht omvat circa zes websites en twintig redirects die momenteel bij een leverancier in beheer zijn. Je zorgt voor een zorgvuldig en transparant aanbestedingsproces, een onderbouwde leveranciersselectie en een beheerste implementatie. Hierbij werk je nauw samen met Communicatie, Informatievoorziening, Inkoop, contractmanagement en externe leveranciers.

Je start met het definitief maken van het programma van eisen, waarvan de basis en wensen bij aanvang beschikbaar zijn. Het volledige programma van eisen moet in de eerste twee weken van december gereed zijn voor publicatie. Vervolgens begeleid je het aanbestedingstraject en stuur je de implementatie en eventuele migratie aan.

De implementatie en eventuele migratie moeten uiterlijk 15 juni 2027 zijn afgerond, vanwege het aflopen van het huidige contract. De periode tot en met 30 juni 2027 is bestemd voor nazorg, overdracht en formele projectafsluiting.

Over WebOps en CMS

Binnen deze opdracht omvat Web Operations de samenhang tussen hosting en infrastructuur, technisch websitebeheer, beschikbaarheid, prestaties en beveiliging van websites en de technische contentmanagementomgeving.

De CMS-dienstverlening richt zich op technisch onderhoud, toegankelijkheid en het toevoegen van eventuele add-ons. Het doel is om websites betrouwbaar, veilig en beheersbaar te laten functioneren, zodat redacteuren en contentmanagers hun werkzaamheden goed kunnen uitvoeren.

Wat ga je doen?

• Europese aanbesteding
  • Je maakt je snel vertrouwd met het beschikbare aanbestedingsdossier en de uitgewerkte wensen.
  • Je werkt het volledige programma van eisen uit en maakt dit gereed voor publicatie.
  • Je stelt samen met Communicatie, Informatievoorziening en Inkoop vast wat nodig is voor een beheerste aanbestedingsprocedure.
  • Je stelt een integraal plan van aanpak, detailplanning, projectgovernance en escalatieroute op.
  • Je begeleidt het aanbestedingsproces vanaf publicatie tot en met beoordeling, leveranciersselectie en contractering.
  • Je organiseert een transparant en onderbouwd selectieproces, waarbij de bijdragen van inhoudelijke deskundigen aantoonbaar worden verwerkt.
  • Je coördineert inhoudelijke bijdragen, afstemming, besluitvorming en tijdige oplevering.
  • Je houdt een actueel risico-, issue-, actie- en besluitenlog (RIAD) bij en zorgt voor een navolgbaar projectdossier.
• Implementatie en eventuele migratie
  • Je vertaalt de uitkomst van de aanbesteding naar een concreet en beheersbaar implementatie- en eventueel migratieproject.
  • Je stelt samen met de geselecteerde leverancier en betrokken specialisten een implementatie- en migratieplan op en laat dit vaststellen.
  • Je organiseert de benodigde inzet vanuit Communicatie, Informatievoorziening, Inkoop en andere betrokken disciplines.
  • Je bewaakt planning, kwaliteit, afhankelijkheden, risico's, acceptatiecriteria en besluitvorming.
  • Je fungeert als centraal projectmatig aanspreekpunt voor de geselecteerde leverancier.
  • Je signaleert tijdig knelpunten en escaleert wanneer resultaten, kwaliteit of deadlines onder druk staan.
  • Je zorgt voor een beheerste ingebruikname van de nieuwe dienstverlening, uiterlijk 15 juni 2027.
• Nazorg, overdracht en projectafsluiting
  • Je coördineert de nazorg en zorgt voor het oplossen van resterende bevindingen.
  • Je organiseert een volledige en zorgvuldige overdracht aan de verantwoordelijke beheerorganisatie.
  • Je levert een actueel overdrachtsdossier op, inclusief afspraken over verantwoordelijkheden, beheer en overdracht.
  • Je stelt een eindrapportage op met de behaalde resultaten en resterende aandachtspunten.
  • Je zorgt voor een formele projectafsluiting uiterlijk 30 juni 2027.

Verantwoordelijkheden en resultaten

Als projectleider ben je zelfstandig verantwoordelijk voor de projectmatige aansturing en het behalen van de overeengekomen resultaten. Je bepaalt vanuit jouw expertise de projectmatige aanpak binnen de vastgestelde kaders en deadlines.

Je zorgt voor:

• Een vastgesteld plan van aanpak met mijlpalen, verantwoordelijkheden, overlegstructuur, besluitvorming, rapportage en escalatie.
• Een zorgvuldig georganiseerde en tijdig uitgevoerde Europese aanbesteding.
• Een transparante en onderbouwde leverancierskeuze, waarbij de bijdragen van deskundigen aantoonbaar zijn verwerkt.
• Een actueel en navolgbaar projectdossier met planning, voortgangsrapportages, besluiten, acties, risico's en issues.
• Een vastgesteld implementatie- en eventueel migratieplan met acceptatiecriteria, afhankelijkheden, risico's, verantwoordelijkheden en overdrachtsafspraken.
• Een afgeronde implementatie en eventuele migratie uiterlijk 15 juni 2027.
• Een volledige overdracht, afgeronde nazorg, eindrapportage en formele projectafsluiting uiterlijk 30 juni 2027.

Samenwerking en afstemming

Je werkt nauw samen met het hoofd Communicatie als opdrachtgever, de afdelingen Communicatie, Informatievoorziening, Inkoop en contractmanagement, externe leveranciers en overige materiedeskundigen.

De afdeling Communicatie is inhoudelijk eigenaar en levert de functionele en communicatieve inbreng. Informatievoorziening levert technische expertise tijdens de aanbesteding en implementatie. Inkoop en contractmanagement zijn verantwoordelijk voor de formele aanbestedingsprocedure, waaronder publicatie, aanbestedingsrechtelijke begeleiding, eventuele onderhandelingen en contractering.

Je verbindt de betrokken disciplines, bewaakt de samenhang en voortgang en bereidt project- en stuurgroepoverleggen, rapportages en benodigde besluiten voor. Je spreekt betrokkenen aan op gemaakte afspraken en zorgt ervoor dat inhoudelijke bijdragen tijdig worden geleverd.

Besluiten met contractuele of financiële gevolgen leg je voor aan de opdrachtgever en, waar nodig, aan Inkoop of contractmanagement.

Afbakening van de opdracht

De opdracht richt zich op zelfstandige projectleiding en procesregie. Je neemt geen structurele werkzaamheden over op het gebied van functioneel beheer, webmastering, technisch beheer of contentbeheer.

Ook neem je geen inhoudelijke werkzaamheden over die zijn belegd bij Inkoop, Communicatie, Informatievoorziening of andere materiedeskundigen. Je zorgt er wel voor dat alle benodigde bijdragen tijdig, volledig en in onderlinge samenhang tot stand komen.

Wat maakt deze opdracht passend voor jou?

Je brengt snel structuur aan in een complex traject waarin verschillende disciplines en belangen samenkomen. Je werkt zorgvuldig, houdt planning, risico's, acties en besluiten aantoonbaar op orde en bent zichtbaar en benaderbaar voor opdrachtgever, stakeholders en projectleden.

Je luistert, verbindt en enthousiasmeert, maar durft ook betrokkenen aan te spreken en tijdig te escaleren. Je houdt het inhoudelijke eigenaarschap bij de juiste deskundigen en stuurt op resultaat. Daarbij schakel je soepel tussen bestuurlijke besluitvorming, aanbestedingsprocessen en technische implementatie, met als doel een tijdige, zorgvuldige en toekomstbestendige WebOps- en CMS-dienstverlening.

Inzet en werkwijze

Tijdens de aanbestedingsfase bedraagt de verwachte inzet circa 16 uur per week. Tijdens de implementatie- en migratiefase kan de inzet, afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding en de projectplanning, oplopen tot maximaal 24 uur per week. Je plant de werkzaamheden en aanwezigheid zelfstandig rond de noodzakelijke overleggen, mijlpalen en projectresultaten.

Aanwezigheid op locatie in Rotterdam is niet structureel verplicht, maar wordt verwacht wanneer de aard of voortgang van de opdracht daarom vraagt. De overlegstructuur en rapportagefrequentie worden uitgewerkt in het projectplan.

7 maanden - 16-24 uur per week - 0,44-0,67 fte