In verband met de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) is het voor deze opdracht niet mogelijk om als zzp’er te factureren. Matchd biedt diverse soorten dienstverbanden aan. We gaan hierover graag met je in gesprek om samen te kijken welk dienstverband het beste aansluit bij jouw wensen en situatie. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie en een toelichting op de mogelijkheden.

Over de functie

In verband met de overbrugging van een openstaande vacature en een zwangerschapsverlof zijn we op zoek naar tijdelijke ondersteuning voor onze Frontoffice.

Ben jij administratief sterk, dienstverlenend en houd je graag overzicht in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt? Vind je het leuk om inwoners en collega’s verder te helpen en ervoor te zorgen dat aanvragen, meldingen, documenten en informatievragen op de juiste plek terechtkomen? Dan zoeken wij jou voor de frontoffice van team Vergunningen, Toezicht en Handhaving.

Als procesmedewerker VTH ben jij een belangrijke schakel tussen inwoners, collega’s en de verschillende vakgebieden binnen ons team. Je zorgt ervoor dat vragen en stukken zorgvuldig worden verwerkt, bewaakt de administratieve voortgang en ondersteunt de processen rondom vergunningverlening, toezicht en handhaving.

Je werkt in een afwisselende functie. Het ene moment beantwoord je een informatievraag of stem je iets af met het Klantcontactcentrum. Het volgende moment controleer je een publicatie, verwerk je documenten in het zaaksysteem of help je een collega bij de administratieve afhandeling van een dossier. Je ziet waar processen beter kunnen en bespreekt dit met je collega’s.

Wat ga je doen?

Samen je collega’s van de Frontoffice verricht je uiteenlopende administratieve en dienstverlenende werkzaamheden binnen het VTH-domein. Daarbij kun je denken aan:

• je beantwoordt telefonische vragen en informatieverzoeken van inwoners en bedrijven;
• je zorgt dat vragen die inhoudelijke beoordeling vragen bij de juiste collega terechtkomen;
• je registreert, verdeelt en verwerkt aanvragen, meldingen, documenten en andere binnenkomende stukken;
• je bewaakt de administratieve werkvoorraad en signaleert wanneer stukken of acties blijven liggen;
• je ondersteunt collega’s bij het administratief compleet en toegankelijk maken van dossiers;
• je verzorgt en controleert publicaties van aanvragen, meldingen en besluiten;
• je voert administratieve controles uit, onder andere rondom leges en dossieropbouw;
• je verwerkt gegevens voor CBS-registraties en andere informatieverplichtingen;
• je ondersteunt bij bezwaarzaken over leges;
• je beheert en actualiseert informatie op de gemeentelijke website in overleg met Communicatie;
• je onderhoudt contact met het Klantcontactcentrum en andere ondersteunende teams;
• je maakt notulen, legt afspraken vast en bewaakt waar nodig de opvolging daarvan;
• je ondersteunt bij de praktische en administratieve voorbereiding van overleggen en adviesprocessen, zoals de gemeentelijke adviescommissie;
• je denkt mee over werkafspraken en draagt verbetervoorstellen aan voor een efficiënte, eenduidige en inwonergerichte werkwijze.

De precieze taakverdeling stemmen we af binnen de Frontoffice. Daarbij kijken we naar jouw ervaring, interesses en ontwikkelmogelijkheden. Je hoeft dus niet op je eerste werkdag alle onderdelen volledig te beheersen.

Wat maakt deze functie interessant?

De frontoffice is het administratieve hart van team VTH. Je hebt contact met vrijwel alle onderdelen van het team en krijgt een breed beeld van het werk binnen de fysieke leefomgeving.

Je werkt niet alleen aan administratie. Je helpt ook om de dienstverlening en de interne samenwerking te verbeteren. Je ziet waar informatie ontbreekt, waar een proces vastloopt of waar een inwoner duidelijker geholpen kan worden. Die signalen breng je actief in.

De functie biedt daardoor een combinatie van:

• dienstverlening aan inwoners en bedrijven;
• proces- en zaakgericht werken;
• administratieve verantwoordelijkheid;
• samenwerken met verschillende vakgebieden;
• ruimte om jezelf verder te ontwikkelen binnen het VTH-domein.

Wie ben jij?

Je houdt overzicht, ook wanneer er verschillende vragen en werkzaamheden tegelijk binnenkomen. Je werkt zorgvuldig en vindt het belangrijk dat informatie correct wordt geregistreerd en teruggevonden kan worden. Je communiceert duidelijk en vriendelijk en weet wanneer je een vraag zelf kunt beantwoorden en wanneer een vakinhoudelijke collega nodig is.

Jouw team

Team VTH bestaat uit ongeveer 30 collega’s en is verdeeld over de frontoffice, beleid en kwaliteit, vergunningverlening, toezicht en handhaving. We werken samen aan een veilige en goed ingerichte fysieke leefomgeving.

De sfeer binnen het team is informeel en collegiaal. We zijn doeners, helpen elkaar bij vragen en vinden het belangrijk dat er naast hard werken ook ruimte is voor werkplezier. De frontoffice werkt nauw samen met alle disciplines binnen het team en heeft daardoor een centrale positie in onze dagelijkse dienstverlening.

3 maanden - 36 uur per week - 1 fte