Vacatures

Projectleider Documentmanagement

Enschede
Van 2026-10-05 tot 2026-12-31
Optie op verlenging
24 - 24 uur per week
Sluit per 14 september 2026
Solliciteren Print deze vacature

Functieomschrijving

Situatie & Doel

SamenTwente werkt met Microsoft 365 als primaire omgeving voor documentbeheer, maar mist een voldoende uitgewerkt fundament. Er ontbreken op dit moment heldere definities, beleidskaders, governance-afspraken en inrichtingseisen. Deze opdracht richt zich daarom op het ontwikkelen van een samenhangend fundament dat documentbeheer professioneler en toekomstbestendig maakt.

Doel: Ontwerp en implementeer een systeem voor documentmanagement dat de document- en informatie-levenscyclus ondersteunt, aansluit op M365, onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten, en voldoet aan compliance-eisen (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).

Scope (In-scope)

Deze opdracht richt zich op beleid, governance, processen, definities en inrichtingseisen, NIET op implementatie of systemische uitrol (dat is Fase II):

  • IST-analyse en GAPS: huidige stand van zaken, landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive gebruik, archivering
  • Definitiekader: begrippen als document, werkdocument, vastgesteld document, metadata, classificatie, eigenaarschap
  • Classificatie- en taxonomiemodel: organisatie-breed, met niveaus voor onderdeel, informatiesoort, documentstatus, eigenaarschap
  • Metadata-kader: verplichte elementen (titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn, archiefstatus enz.)
  • Governance en eigenaarschapsmodel: rollen, verantwoordelijkheden, RACI-matrix, escalatiemodel, besluitvorming
  • Beleidskader documentbeheer: doelstelling, eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, compliance
  • Procedurehandboek: concrete stappen voor document aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen
  • M365 normenkader: functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, content types, labels, retentie, records management
  • Implementatie roadmap: quick wins (0-6 mnd), middellange termijn (6-18 mnd), prioriteiten- en risicomatrix

Scope (Out-of-scope)

  • Feitelijke implementatie/uitrol in de organisatie (dit is Fase II)
  • Technische inrichting van systemen (dat doen functioneel beheer en ICT)
  • Workshops, interviews en analyses als eindresultaat (alleen formele producten tellen)
  • Trainingen, change management (onderdeel van Fase II)

Te Leveren Producten (Mijlpalen)

  • M1: IST-analyse & GAPS (Week 4): Deadline: 30 oktober 2026 | Omvang: 10-15 pagina's
    • Huidige situatie: landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive inrichting, archivering, governance
    • Beleid en procedures: bestaand vs. ontbrekend
    • Top 10 risico's (risico, oorzaak, impact, aanbeveling)
    • GAP-analyse tegen toekomstige situatie met maatregelen
  • M2: Begrippenkader, Classificatie & Taxonomie (Week 6): Deadline: 13 november 2026 | Omvang: 15-25 pagina's
    • Begrippenkader: 15-20 sleutelbegrippen met definitie, voorbeeld en beheergevolgen
    • Classificatiemodel: DUTO-niveaus, voorbeelden, eisen aan opslag/delen/bewaartermijn
    • Organisatie-brede taxonomie: bedrijfsvoering, diensten, informatiesoorten, documentstatus, eigenaarschap
    • Metadata-kader: verplichte elementen met definitie, doel, rol
  • M3: Governance & Eigenaarschapsmodel (Week8): Deadline: 27 november 2026 | Omvang: 10-15 pagina's
    • Rollen: CIO, informatiebeheer, proceseigenaar, informatie-eigenaar, data-eigenaar, teammanager, functioneel beheer (met doel, verantwoordelijkheden, bevoegdheden)
    • RACI-matrix voor alle documentbeheer-activiteiten
    • Escalatiemodel en compliance-rapportage
    • Besluitvormingsmodel
  • M4: Beleidskader Documentbeheer (Week 10): Deadline: 11 december 2026 | Omvang: 15-20 pagina's
    • Beleidsregels voor: eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, vastgestelde documenten, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, extern delen, compliance
    • Per regel: beleidsregel, rationale, verantwoordelijke rol
    • Geschikt voor directe bestuurlijke vaststelling
  • M5: Operationalisering, Procedures, M365-Inrichting & Implementatie roadmap (Week 13): Deadline: eind december 2026 | Omvang: 45-60 pagina's. Deze samengevoegde mijlpaal combineert de operationalisering van het beleidskader met concrete implementatierichtlijnen:
    • DEEL A: Procedurehandboek Documentbeheer (20-25 pagina's)
      • Uitgewerkte procedures voor: aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen, eigenaarschap wijzigen, periodieke review
      • Per procedure: doel, trigger, stappenplan, rollen, input, output, uitzonderingen
      • Uitvoerbaar zonder aanvullende toelichting
    • DEEL B: M365 Normenkader & Inrichtingseisen (12-18 pagina's)
      • Functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, metadata, content types, labels, retentie, records management
      • Per onderdeel: eis, beleidsgrondslag, verantwoordelijke rol
      • Directe basis voor technische inrichtingsontwerp door functioneel beheer en ICT
    • DEEL C: Eindrapport & Implementatie roadmap (10-15 pagina's)
      • Samenvatting van bevindingen en uitgangspunten uit alle voorgaande mijlpalen
      • Roadmap Fase II: quick wins (0-6 mnd), middellange termijn (6-18 mnd), lange termijn (18-36 mnd)
      • Prioriteiten- en risicomatrix voor implementatie
      • Basis voor managementbesluit over implementatie
    • INTEGRALE KWALITEITSEISEN
      • Document is volledig samenhangend en kan als integraal projectrapport dienen
      • Alle drie delen worden peer-reviewed en stuurgroep-geaccepteerd als één deliverable
      • Cross-references tussen Procedures (A) ↔ M365-eisen (B) ↔ Roadmap (C) zorgen voor consistentie
      • Geschikt voor directe bestuurlijke vaststelling en operationalisering

Planning, Inrichting & Ondersteuning

  • Looptijd: 20 weken (4 oktober 2026 - 19 februari 2027)
  • Type: Resultaatgerichte opdracht, de professional bepaalt zelf, in samenspraak met de stuurgroep, de aanpak en de daarbij horende planning.
  • Ondersteuning: Werkgroep met vertegenwoordigers van IM&T, IB, IBH, functioneel beheer, IT, CISO.
  • Stuurgroep: CIO, CISO, Teamleider IM&T, Adviseur informatiebeheer

Acceptatiecriteria

  • Product is volledig opgeleverd in Word met versiebeheer, auteur, datum en status;
  • Product voldoet aan inhoudelijke eisen in deze beschrijving;
  • Peer review heeft plaatsgevonden; opmerkingen zijn verwerkt of gemotiveerd afgewezen;
  • Stuurgroep heeft schriftelijk akkoord gegeven;
  • Workshops, interviews en memo's tellen niet als formele oplevering.

3 maanden - 24 uur - 0.67 fte

Functie-eisen

Dutch native or near native

Knock-outcriteria:

  • Afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau in de richting van IT, informatiemanagement;
  • Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider informatiebeheer, waarvan minimaal 2 jaar in de afgelopen 5 jaar;
  • Aantoonbare werkervaring M365-architectuur;
  • Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het schrijven van implementatieplannen informatiebeheer;
  • Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 & documentbeheer met duidelijke motivering;
  • Aantoonbare kennis compliance-kaders (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).

Bedrijfsprofiel

SamenTwente is de overkoepelende organisatie van 3 professionele uitvoeringsorganisaties: de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Twente (GGD Twente), Veilig Thuis Twente (VTT) en de Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp in Twente (OZJT). Elk van de 3 organisaties heeft binnen het verband van SamenTwente haar eigen positie, identiteit en herkenbaarheid. Zowel Kennispunt Twente, Samen14 en Twentse Koers zijn als gast in onze organisatie ondergebracht.

Met onze uitvoeringsorganisaties faciliteren en voeren we de taken uit die overheden hebben om te zorgen voor gezonde, veilige en vitale inwoners. We werken samen met lokale en regionale ketenpartners, stakeholders, en vanuit en voor de Twentse samenleving. Alleen samen kunnen we dwarsverbanden leggen, de inhoudelijke verbinding versterken, vroegtijdig signaleren, agenderen en de kwaliteit van onze diensten en zorgtaken nog beter waarmaken. Onze samenwerking sluit aan op én versterkt de lokale ambities, opgaven en inzet van gemeenten en maatschappelijke partners. Preventie, gezondheidsbevordering, veiligheid en levenskwaliteit hebben daarin onze focus.

Direct solliciteren

Past deze vacature goed bij jou? Vul dan hieronder je gegevens in, en dan nemen we zo snel mogelijk contact met jou op.

Open sollicitatie

Hebben we op dit moment geen openstaande vacature die het beste bij jouw wensen past? Stuur een open sollicitatie en en blijf op de hoogte bij een passende match.

Open sollicitatie

Vind jouw ideale interim opdracht bij Matchd! 

Bij Matchd brengen we zzp’ers samen met uiteenlopende interim opdrachten binnen de overheid en publieke sector. Ons uitgebreide netwerk en onze gespecialiseerde aanpak zorgen ervoor dat jij de perfecte match vindt. Ben jij op zoek naar zzp interim opdrachten bij de overheid of zzp interim opdrachten binnen de publieke sector? Wij staan voor je klaar! 

Ontdek dan hoe we jou kunnen helpen in de volgende domeinen: 

Bedrijfsvoering:

Heb jij kennis van bedrijfsprocessen en ben je op zoek naar een interim- management opdracht bij de overheid? Onze opdrachtgevers zijn vaak op zoek naar zzp’ers om hun teams tijdelijk te versterken. Hier kun je je expertise inzetten en tegelijkertijd nieuwe ervaringen opdoen. 

ICT:

Van softwareontwikkeling tot IT-beheer, we hebben een breed scala aan interim ICT-opdrachten die wachten op jouw kennis en vaardigheden. Deze opdrachten bieden je de kans om je IT-expertise te benutten en verder te ontwikkelen binnen de publieke sector. 

Marketing en communicatie:

Ben jij een specialist in het creëren van impactvolle campagnes en effectieve communicatie? Onze interim opdrachten in marketing en interim opdrachten in communicatie bieden jou de kans om je talenten in te zetten en te laten groeien. Werk aan projecten die echt een verschil maken.  

Sociale zaken en beleid:

Werk aan projecten die een verschil maken in de samenleving. We hebben diverse interim opdrachten voor professionals die zich willen inzetten voor sociale zaken en beleid. Elke dag komen er nieuwe publieke sector vacatures online, klaar om vervuld te worden door gedreven zzp’ers zoals jij. 

Ruimtelijk en fysiek domein:

Help mee aan de ontwikkeling van stedelijke gebieden en infrastructuurprojecten. Onze interim opdrachten in het ruimtelijk en fysiek domein zijn perfect voor zzp’ers in de publieke sector, die willen bijdragen aan duurzame en innovatieve projecten. 

Juridisch en inkoop:

Of je nu gespecialiseerd bent in juridisch advies of inkoopmanagement, wij hebben de interim opdrachten die aansluiten bij jouw expertise en ambities. Versterk organisaties met jouw kennis en zorg voor juridische en inkoopoplossingen die werken. 

Finance:

Heb jij een achtergrond in finance? Bij Matchd zijn we regelmatig op zoek naar interim professionals in finance. Binnen de publieke sector zijn er genoeg Interim finance opdrachten beschikbaar voor zzp’ers. Zet je financiële expertise in voor belangrijke projecten. 

HR (Human Resources):

Als je op zoek bent naar interim opdrachten HR, ben jij aan het goede adres. Onze opdrachtgevers zoeken vaak naar interim HR-professionals zoals jij om hun teams te ondersteunen en helpen te ontwikkelen.  

Klaar om de volgende stap in je carrière te zetten? Bekijk onze actuele vacatures en vind jouw perfecte interim opdracht bij Matchd! Of je nu op zoek bent naar een vacature in de publieke sector of specifieke interim opdrachten bij de overheid, wij hebben de connecties en kennis om je te helpen slagen. Ontdek hoe Matchd je kan helpen jouw ideale interim opdracht te vinden binnen de publieke sector.  

 

Solliciteren