Overwegende functiekenmerken

• Procesmatige en administratieve ondersteuning van de inkoopfunctie.
• (Vastgesteld) beleid, wettelijke regels en procedures op het eigen vakgebied zijn van belang bij de uitvoering van de werkzaamheden.

Inhoudelijk procesmatige en administratieve ondersteuning.

• Biedt het Inkoopteam inhoudelijke administratieve ondersteuning bij uitvoering van de Inkoopfunctie.
• Stelt (management)rapportages en overzichten op.
• Signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen in relatie tot de administratieve processen omtrent de Inkoopfunctie.
• Op onderdelen van het inkoopproces de Inkoopadviseur ondersteunen bij de bewaking van de planning.
• Ondersteunt leden van het Inkoopteam bij bewaking van het proces omtrent de voortgang van besluitvorming en de administratieve afwikkeling daarvan.
• Draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) inkoopbestanden, -documenten en -systemen.
• Administreert, archiveert, muteert en ontsluit inkoopdata.

(Beleids)advisering

• Adviseert over aspecten die betrekking hebben op het voeren en ontsluiting van de inkoopadministratie.
• Signaleert, evalueert en ontwikkelt methoden, procedures en technieken.
• Rapporteert over de uitvoering van beleid ten aanzien van de inkoopadministratie.
• Adviseert en rapporteert over optimalisatie en aanpassing van beleid en uitvoeringsregels ten aanzien van de inkoopadministratie.

Beheer en uitvoering

• Neemt inkoop gerelateerde aanvragen en -verzoeken in behandeling en toetst, beoordeelt en verdeeld deze aan de hand van beleid en overige interne afspraken.
• Ondersteunt bij prioritering, toekenning en afhandeling van aanvragen en verzoeken.
• Ondersteunt procesmatig en administratief bij door het inkoopteam geïnitieerde formele besluitvorming en tevens inhoudelijk bij besluitvorming op onderwerpen binnen het eigen vakgebied.
• Levert gebruikmakend van de inkoopadministratie input voor beschikkingen, (advies-), rapportages, beoordelingen en correspondentie.
• Voert procedures, richtlijnen en regelgeving uit, gericht op een rechtmatig resultaat van de inkoopfunctie.

Procesbewaking en afstemming

• Initieert en verricht onderzoek op een onderdeel van het eigen werkgebied en rapporteert over uitvoeringsvraagstukken.
• Verzamelt en beheert data en gegevens voor de administratievoering.
• Bewaakt de verschillende uitvoeringsprocessen van de inkoopfunctie en daaraan gerelateerde procedures en rapport hierover.

Relatiebeheer

• Met collega’s binnen over ontwikkelingen op het eigen en op aanpalende vakgebieden om informatie uit te wisselen en werkzaamheden af te stemmen.
• Met leden van de Inkooporganisatie over de aspecten van de Inkoopfunctie waar de assistent verantwoordelijk voor is, waaronder:
  • teken- en beslissingsbevoegden;
  • projectleiders;
  • leden van het juridisch inkoopteam;
  • afdelingsmanager;
  • marktpartijen en overige externe (samenwerkings-)partners.

Verantwoordelijkheden

• Is verantwoording schuldig aan de leidinggevende over de kwaliteit, voortgang en effectiviteit van de (te) verrichtte werkzaamheden.
• Is verantwoordelijk voor het eigen aandeel in aanbestedings- en of besluitvormingstraject naar de betreffende lid van het Inkoopteam.
• Neemt beslissingen bij het verzamelen en interpreteren van inkoopgegevens, over de inhoud van hun eigen voorstellen en bij het oplossen van taakgerichte deelproblemen.

Kennis, inzicht en vaardigheden

• Werk- en denkniveau: MBO/ HBO.
• Algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis van het vakgebied.
• Begrip van de wisselwerking en samenhang tussen het eigen werkterrein en het werkterrein en belangen van andere belanghebbenden.
• Improviserende, communicatieve, organiserende, aansporende en/of adviesvaardigheden.
• Conceptueel denken.