Informatiemanager / Functioneel Beheerder Delta-programmabeheer
Functieomschrijving
Let op: Door de huidige wetgeving rondom de Wet DBA en de aard van de werkzaamheden bestaat de mogelijkheid dat deze opdracht niet als ZZP'er uitgevoerd kan worden. In dat geval bieden wij de mogelijkheid om via een tijdelijk loondienstverband aan de slag te gaan. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.
Aanleiding en context
Het programma managementsysteem Delta wordt per november 2025 uitgefaseerd. Delta wordt momenteel nog gebruikt voor het beheer van diverse internationale beursprogramma’s (waaronder CHSP, MSP, LPDP en andere mobiliteitsprogramma’s). Voor de continuïteit van deze programma’s is de ondersteuning van een ervaren informatiemanager / functioneel beheerder vereist. Naast het zorgvuldig afbouwen van het beheer in Delta is het essentieel om de behoeften aan een nieuw systeem te inventariseren en de vervolgstappen richting selectie, inkoop en implementatie voor te bereiden.
Over de rol
Je combineert functioneel beheer met informatiemanagement. Je bent verantwoordelijk voor het waarborgen van continuïteit in het lopende programmabeheer én voor het opnieuw vormgeven van het proces om te komen tot een toekomstbestendige oplossing na Delta. Afhankelijk van de uitkomst van het behoeftenonderzoek en het definitieve besluit over de vervanging van Delta, kunnen ook projectmanagementtaken aan deze rol gekoppeld worden.
Taken en verantwoordelijkheden
Primair – Informatiemanagement
- Inventariseren van functionele behoeften en systeemvereisten bij betrokken teams (zowel in Den Haag als op het Nuffic SEA-kantoor).
- Organiseren en voorzitten van Nuffic-breed overleg t.b.v. systeemvervanging.
- Actualiseren van eerder opgestelde systeemvereisten.
- Voorbereiden van een inkooptraject (inclusief juridische, privacy- en securitychecks).
- Onderzoeken of bestaande ICT-oplossingen binnen Nuffic SEA hergebruikt kunnen worden.
- Bijdragen aan de selectie en voorbereiding van een nieuw programmabeheersysteem.
- Adviseren over procesverbeteringen en toekomstige IT-ondersteuning van beurzenprogramma’s.
Secundair – Functioneel beheer Delta
- Ondersteuning bij het dagelijks gebruik van Delta voor lopende programma’s.
- Plannen en uitvoeren van een gefaseerde afbouw van Delta in samenwerking met Netcompany.
- Realiseren van data-export en archivering op een veilige, toegankelijke locatie.
- Coördineren van autorisatiebeheer en dataverwijdering.
- Afstemmen van overdracht van informatie richting het ministerie van Buitenlandse Zaken.
- Voorbereiden en uitvoeren van datacontroletrajecten (inclusief herstel en correctie).
- Opstellen van standaard communicatieformats (bijv. brieven aan partners/universiteiten).
Overige werkzaamheden
- Meedenken over het inrichten van een organisatiebreed proces voor behoeftemanagement.
- Bijdragen aan de Nuffic-brede IT-strategie.
- Fungeren als aanspreekpunt voor functioneel beheer.
Concrete ondersteuning per programma (Delta)
Onderstaand overzicht geeft per programma de te ondersteunen componenten en planning, met nadruk op rapportage, afsluiting en workflowbeheer binnen Delta:
MSP – Mena Scholarship Programme
- 2024 Round 1
- Augustus – december 2025
- Ondersteuning bij rapportage en afsluiting
- 2024 Round 2
- Augustus – december 2025
- Ondersteuning bij rapportage en afsluiting
LPDP – Netherlands Joint Scholarship Programme
- Augustus – december 2025
- Ondersteuning bij afsluiting studietrajecten
- Ondersteuning bij ontvangst en verwerking settlement letters van Nederlandse universiteiten
CHSP – Cultural Heritage Scholarship Programme
CHSP 2023
CHSP LPDP 2023
- Augustus – december 2025
- Ondersteuning bij afsluiting studietrajecten
- Ondersteuning bij ontvangst settlement letters van Nederlandse universiteiten
Eindhoven Semiconductor Summer School 2025
- 13 mei – 13 juni 2025: Beoordelingsproces in Delta
- Juni – juli 2025: Selectie- en besluitvorming
- September 2025: Ondersteuning bij sluiten workflow (geen rapportagefase)
Summer School 2024 – Semiconductor
- Workflow moet officieel worden gecategoriseerd als "Closed"
- Ondersteuning gevraagd bij administratieve afsluiting
Netherlands – Southeast Asia Semiconductor Short Talent Programme 2025
- 10 – 30 juni 2025: Beoordelingsproces in Delta
- Juli 2025: Selectie- en besluitvorming
- September 2025: Ondersteuning bij sluiten workflow (geen rapportagefase)
Overige Delta-taken gekoppeld aan deze programma’s
- Export en archivering van data en documenten
- Opschonen van autorisaties en gebruikersrollen
- Voorbereiden en versturen van brieven aan BZ (zoals bij OKP)
- Informatieoverdracht richting betrokken stakeholders (bijv. universiteiten, ambassades)
- Begeleiden datacontrole & correcties na overdracht door Netcompany
- Ondersteuning van gebruik Delta tot afsluiting per 31 oktober 2025
3,5 maand - 30 uur per week - 0,83 fte
Functie-eisen
Dutch native or near native
Knock-outcriteria:
- HBO+ of WO werk- en denkniveau;
- Aantoonbare kennis van informatiemanagement, procesinrichting en programmabeheer;
- Ervaring met het opstellen van functionele en technische vereisten voor IT-systemen;
- Ervaring met selectie en implementatie van softwareoplossingen;
- Aantoonbare ervaring als informatiemanager, functioneel beheerder of in een gecombineerde rol;
- Ervaring met uitfasering en vervanging van systemen, bij voorkeur binnen de (semi-)overheid;
- Bekend met dataprivacy, archivering en security-eisen;
- Ervaring met stakeholdermanagement in complexe organisaties.
Bedrijfsprofiel
Wij zijn Nuffic, de Nederlandse organisatie voor internationalisering in onderwijs. Van primair en voortgezet onderwijs tot mbo, hoger onderwijs en onderzoek, en volwasseneneducatie.
Met onze nationale en internationale partners, en in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, het ministerie van Buitenlandse Zaken en de Europese Commissie, bouwen we mee aan een vreedzame en welvarende wereld, voor iedereen. Dit doen we al ruim 70 jaar. En ook in de toekomst blijven we ons hiervoor inzetten.
Direct solliciteren
Past deze vacature goed bij jou? Vul dan hieronder je gegevens in, en dan nemen we zo snel mogelijk contact met jou op.