Opdracht omschrijving

Gemeente Katwijk heeft besloten om Microsoft Dynamics Project Operations Lite (POL) te implementeren om de efficiëntie en effectiviteit van hun projectbeheer te verbeteren. De eerste fase van de implementatie richt zich op de clusters Projecten Porgramma's en Opgaven (PPO), Planmatig beheer en GOV. In latere fases zal de uitrol plaatsvinden over de overige afdelingen. 

Ter voorbereiding is een Assessment Sprint uitgevoerd en een plan van aanpak voor een implementatie opgesteld. Deze Assessment Sprint heeft geleid tot een gedetailleerd overzicht van de eisen en wensen van Gemeente Katwijk. Op basis van deze eisen en wensen is een plan van aanpak opgesteld dat de basis vormt voor de implementatie. 

De doelstelling van de implementatie van POL is om de bedrijfsprocessen van Gemeente Katwijk te optimaliseren en te stroomlijnen. Dit omvat onder andere het verbeteren van de urenregistratie en capaciteitsplanning, financiën binnen projecten, kredieten en investeringen en managementrapportages. Voor de urenregistratie wordt TIM Enterprise gebruikt, terwijl Key2Finance wordt ingezet voor de financiën . Vanuit POL zullen er koppelingen met deze systemen gemaakt worden om een naadloze werking te garanderen. 

Gemeente Katwijk wil een omgeving op maat laten inrichten om aan de gebruikers te demonstreren hoe POL specifiek voor hun organisatie zal werken. Dit omvat het configureren van POL om te voldoen aan de unieke behoeften en processen van de gemeente. Een demo na het doorlopen van de Assessment Sprint heeft aangetoond dat dit mogelijk is. 

De implementatie van POL vereist samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen, waaronder IT, financiën en projectadvies. Het project zal worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de betrokken stakeholders om ervoor te zorgen dat de implementatie soepel verloopt en aan alle eisen en verwachtingen wordt voldaan. 

Op te leveren projectresultaten:

Betrouwbare real-time managementinformatie:

• POL genereert real-time dashboards met actuele gegevens over projectvoortgang, financiële status en capaciteitsgebruik;
• Binnen drie maanden na de livegang moet 95% van de managementinformatie op basis van POL gegenereerd worden, zonder aanvullende handmatige correcties;
• Dit sluit aan bij de behoefte aan betrouwbare en actuele informatie binnen de organisatie;
• De implementatie van POL omvat een meerfasige uitrol en testfase om de real-time gegevens nauwkeurig te maken;
• Dit moet bereikt worden binnen drie maanden na de livegang in mei 2025.

Efficiëntie in urenregistratie

• POL zorgt ervoor dat geboekte uren automatisch worden geëxporteerd naar TIM, wat dubbele invoer voorkomt;
• 100% van de geboekte uren moet zonder dubbele invoer in zowel POL als TIM beschikbaar zijn;
• Dit verlaagt handmatige inspanningen en reduceert invoerfouten, wat efficiëntie verhoogt;
• Het systeem ondersteunt automatische koppelingen naar de bronapplicaties TIM en Key2;
• Dit resultaat moet bij de livegang in mei 2025 gerealiseerd zijn.

Tijdsbesparing bij rapportages

• POL reduceert de tijd die nodig is voor het opstellen van rapportages door geautomatiseerde en gestroomlijnde gegevensverzameling;
• Na implementatie moet de tijd die besteed wordt aan het opstellen van kwartaalrapportages met 30% verminderen ten opzichte van de huidige situatie;
• De tijdsbesparing maakt het voor medewerkers mogelijk zich te richten op andere kwalitatieve taken, wat door de organisatie wordt ondersteund;
• Gezien de huidige tijdsbelasting bij handmatige rapportage is deze reductie haalbaar met een geautomatiseerd systeem;
• Dit moet binnen zes maanden na de livegang in mei 2025 meetbaar zijn.

Verbeterde verantwoordelijkheid en eigenaarschap

• POL legt eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor projecten vast door middel van logging;
• Binnen zes maanden moet in minimaal 90% van de projecten eigenaarschap correct en volledig geregistreerd zijn;
• Het vergroot de transparantie en bevordert teamproductiviteit, wat breed geaccepteerd is;
• Door training van key-users en duidelijke procedures is dit een haalbaar resultaat;
• Dit moet binnen zes maanden na implementatie in december 2025 gerealiseerd zijn.

Verantwoordelijkheden

De applicatie consultant richt zich specifiek op het functionele en technische aspect van Microsoft Dynamics Project Operations Lite (POL). In samenwerking met de lead consultant en het projectteam speelt de applicatie consultant een sleutelrol bij het inrichten, configureren en optimaliseren van POL. De belangrijkste taken zijn onder andere:

• Inrichten en configureren van POL: Configureren van POL om deze af te stemmen op de bedrijfsprocessen van de klant;
• Analyse en advies over bedrijfsprocessen: Analyseren van de huidige bedrijfsprocessen en voorstellen van verbeteringen;
• Configureren van specifieke modules of functionaliteiten: Verantwoordelijk voor specifieke modules zoals CRM, Productenboek Projecten of HR;
• Oplossen van technische en functionele problemen: Identificeren en oplossen van technische problemen of vragen van gebruikers;
• Documentatie en kennisoverdracht: Opstellen van gedetailleerde documentatie over de configuratie en werking van POL;
• Ondersteuning bij testen: Voorbereiden en uitvoeren van systeemtests, integratietests en gebruikersacceptatietests (UAT);
• Opleiding van eindgebruikers: Geven van trainingen en ondersteunen van gebruikers bij het leren werken met POL;
• Nazorg en ondersteuning na de implementatie: Bieden van ondersteuning na de livegang van POL;
• Samenwerking met technische teams: Nauw samenwerken met technische teams om ervoor te zorgen dat de technische infrastructuur goed functioneert.

5 maanden | 24 uur per week | 0,67 fte