Facturen versturen en een goede administratie bijhouden: zaken waar je als zzp’er tegenop kijkt maar wat wel bij het freelance bestaan hoort. Begrijpelijk dat je er niet te veel tijd aan wilt besteden. En daarom is er niks vervelender dan een opdrachtgever die jouw factuur niet betaald. Helaas krijgen veel zzp’ers hier wel eens mee te maken. Maar wat doe je als een factuur niet op tijd betaald wordt? Ga je incassokosten in rekening brengen en vanaf welk moment mag dat dan? Wat zijn de rechten en mogelijkheden voor jou als zzp’er? Matchd geeft je een aantal tips om een factuur toch betaald te krijgen.
Een overeenkomst met betalingstermijn
Een freelance opdracht begint met duidelijke afspraken, goede voorbereiding is namelijk het halve werk. Daarom raadt Matchd altijd aan om afspraken over facturatie en betaling in een overeenkomst en algemene voorwaarden vast te leggen. Daarin vermeld je onder andere alle afspraken over de werkzaamheden, de duur en de aard van de opdracht, het uurtarief, maar ook over zaken als facturering en betaling.
In de zzp overeenkomst en algemene voorwaarden spreek je ook meteen samen af wat de betalingstermijn van een factuur is. Volgens Europese richtlijnen moeten bedrijven een factuur binnen 60 dagen betalen. Zijn er geen afspraken gemaakt over een betalingstermijn? Dan moet de opdrachtgever jouw factuur binnen 30 dagen betalen.
Neem je een opdracht aan via Matchd, dan zorgen wij uiteraard voor een duidelijke overeenkomst die aan alle wettelijke eisen voldoen. Wij hanteren een standaard betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Tegen een korting op het uurtarief betalen wij jouw facturen binnen een kortere tijd, zoals 7 dagen of zelfs 24 uur. Neem contact op met Matchd voor de mogelijkheden!
Zzp factuur wordt niet betaald: eerste herinnering
Nadat de betalingstermijn is verstreken kan je een betalingsherinnering sturen. Soms is het verstandiger om eerst te bellen met de opdrachtgever. Het kan natuurlijk voorkomen dat er iets verkeerd is gegaan bij het betalen van de factuur. Hoe beter de communicatie tussen jou en de opdrachtgever, hoe groter de kans dat jouw factuur alsnog binnen korte tijd betaald wordt.
Tips voor zzp’ers bij een betalingsherinnering:
- Blijf vriendelijk en ga eerst na waarom de factuur niet betaald is.
- Stuur de betalingsherinnering binnen 5 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn.
- Stuur de originele factuur mee met de betalingsherinnering.
- Geef de opdrachtgever een redelijke, maar niet al te lange termijn om de factuur alsnog te betalen (bijvoorbeeld 7 dagen).
- Maak bij de betalingsherinnering alvast een melding van de wettelijke kosten die je in rekening brengt wanneer de factuur alsnog niet betaald wordt.
Herinnering gestuurd, maar de opdrachtgever betaald niet: aanmaning
In de meeste gevallen wordt een factuur voldaan na de eerste herinnering. Maar wat doe je als zzp’er wanneer jouw factuur ook niet wordt betaald na de betalingsherinnering? Neem dan tijdig contact op en laat meteen zien dat de herinnering serieus is. Zorg er wel voor dat je altijd vriendelijk blijft. Ook in deze situatie geldt: bel jouw opdrachtgever om hem of haar nogmaals te herinneren aan de onbetaalde factuur. Heeft contact zoeken niet geholpen? De volgende stap is het versturen van een aanmaning.
Tips voor zzp’ers bij een aanmaning:
- Stuur de aanmaning direct na het verstrijken van de betalingstermijn van de eerste herinnering. Hiermee laat je zien dat je jouw debiteurenbeleid op orde hebt.
- Stuur een schriftelijke aanmaning, eventueel per aangetekende post.
- Houd de betalingstermijn van de aanmaning redelijk (bijvoorbeeld 5 dagen).
- Breng eventueel incassokosten en wettelijke rente in rekening.
Wel of geen incassokosten in rekening brengen?
Wanneer jouw opdrachtgever een bedrijf is (B2B), heb je als zzp’er het recht om bij de aanmaning direct incassokosten in rekening te brengen. De incassokosten zijn gebaseerd op een percentage van het totaalbedrag met een minimum van € 40,00. Daarnaast mag je ook nog wettelijke rente in rekening brengen bij de opdrachtgever.
Voordat je overgaat op het berekenen van extra kosten, moet je jezelf afvragen wat de band is met de opdrachtgever. Extra kosten in rekening brengen kan consequenties met zich meebrengen, vooral wanneer de opdracht nog niet is afgerond.
Tips voor zzp’ers bij het in rekening brengen van incassokosten:
- Maak de incassokosten vooraf duidelijk, bijvoorbeeld bij de eerste herinnering.
- Zoek goed uit wat de hoogte van de incassokosten en rente mogen zijn.
- Het is ook mogelijk om een betalingsregeling met de opdrachtgever af te spreken. Ga hierover in gesprek.
- Betaald de opdrachtgever niet, zelfs niet na de aanmaning? De volgende stap is het inschakelen van een incassobureau.
Ben jij als zzp’er nog op zoek naar een uitdagende interim opdracht binnen de overheid of publieke sector?
Kijk dan op onze vacature pagina of meld je onderstaand aan voor onze vacature alert!