De ene freelancer kijkt uit naar het moment dat de facturen aan het einde van de maand weer gemaakt en verzonden kunnen worden. De de ander kijkt op tegen deze maandelijks terugkerende administratieve taak. Sommigen maken hun factuur in Word of Excel, anderen gebruiken een (online) boekhoudpakket zoals Exact Online. Maar aan welke basiseisen moet jouw factuur voldoen? Welke mogelijkheden en opties zijn er?
De basis zzp-factuur vereisten
Op de website van de Kamer van Koophandel staan 5 handige stappen die je kan volgen. Hier staat onder andere uitgelegd wat er op de factuur moet staan, hoe deze eruit moet zien en hoe lang je de gegevens moet bewaren. De Belastingdienst heeft ook een informatiepagina: “Facturen maken voor uw btw-administratie: wat moet u daarover weten?”. Zij gaan meer in op wat technischere zaken zoals de BTW. Ook vermelden zij dat een kleine factuur (minder dan €100,-) aan minder strenge voorwaarden hoeft te voldoen.
Specifieke wensen per klant of opdrachtgever
Naast de wettelijke eisen kan het zijn dat de klant vraagt om een projectcode, kostenplaats te vermelden of de werkzaamheden te splitsen op de factuur. Bij Matchd houden we het graag simpel. Vermeldt de klant de periode (vaak een volledige maand) en het aantal uur maal het tarief, dan zijn wij tevreden. Wij zorgen ervoor dat bij de facturatie naar de eindklant alle kostenplaats- en ordernummers vermeld worden. Als je verschillende projecten tegelijk uitvoert via Matchd, dan vragen we voor elk project een aparte factuur. Mocht er dan iets zijn met de goedkeuring van de uren van het ene project, dan kunnen we de andere factuur zonder eventuele vertraging betalen.
Reversed billing, self billing en factuur uitgereikt door afnemer
Bij reversed of self billing maak je als zzp’er niet zelf de factuur maar maakt de klant, vaak in een digitaal systeem, een factuur aan voor jou met jouw gegevens erop. Voordeel hiervan is dat je zelf geen tijd hoeft vrij te maken om de factuur te maken en vaak ook copy-paste fouten worden voorkomen. Hierdoor is de factuur eerder bij de klant en wordt er ook eerder betaald.
Facturatie en betaling bij Matchd
Heb je vragen over de facturatie, uren of betaling bij Matchd? Neem dan contact op met onze finace collega’s Annemiek, Kim of Tom.
Loopt jouw opdracht binnenkort ten einde of heb je nog tijd over, kijk bij onze vacatures of er een passend project beschikbaar is voor jou.
Ben jij als zzp’er nog op zoek naar een uitdagende interim opdracht binnen de overheid of publieke sector?
Kijk dan op onze vacature pagina of meld je onderstaand aan voor onze vacature alert!