Opdrachtomschrijving

De Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA): twee topinstellingen voor hoger onderwijs en wetenschap, met één gezamenlijke dienst Facility Services.

Facility Services (FS) heeft een bijzondere positie: samen met onze collega-diensten (het Administratief Centrum, de Bibliotheek HvA/UvA en ICT Services) werken we voor zowel de HvA als de UvA. Ruim 300 FS-collega’s zetten zich elke dag samen in om ervoor te zorgen dat docenten, studenten, onderzoekers en andere medewerkers hun werk zo goed en prettig mogelijk kunnen doen.

Ons werk is van onschatbare waarde voor het onderwijs en onderzoek. Pand niet open? Audiovisuele apparatuur kapot? Dan geen onderwijs en onderzoek. Geen koffie of restaurants? Dan wordt het stil in onze gebouwen. Geen tentamensurveillanten? Studenten lopen vertraging op. Geen afvalcontract, geen schoonmaak? We hoeven het niet uit te leggen: zonder Facility Services staat alles stil. We zijn een daadkrachtige club mensen. Gebeurt er iets onverwachts? Wij zijn wendbaar en ondernemen actie. We helpen graag en onze lat ligt hoog. Wij regelen het, met elkaar.

De opdracht

Zowel de UvA als de HvA moeten de komende jaren bezuinigingen. Bij de HvA zijn sinds februari 2025 de openingstijden aangepast en dit heeft een enorme besparing opgeleverd. Dezelfde mogelijkheden willen we onderzoeken binnen de UvA.

De UvA heeft ongeveer 65 panden in gebruik en iedere campus heeft z’n specifieke faculteiten waar onderwijs & onderzoek plaatsvindt. Het is een complex onderzoek om de mogelijkheden te onderzoeken. Aan de hand van data kunnen mogelijkheden worden geïnventariseerd, maar met name het voeren van veel gesprekken door de hele organisatie heen, zal een duidelijk beeld geven van de mogelijkheden. De projectmanager zal oplossingsgericht moeten communiceren met overtuigingskracht. Knelpunten kunnen vertalen in creatieve oplossingen zal hierin een belangrijke succesfactor zijn.

Het aanpassen van openingstijden heeft een flinke impact op de facilitaire dienstverlening wat onderzocht moet worden. Maar ook het onderwijs en onderzoek zal tegen hindernissen aanlopen waar een oplossing voor moet komen. Er zijn binnen dit project dus veel stakeholders en veel processen en onderwerpen waar rekening mee gehouden moet worden. Een ervaren projectmanager moet het overzicht hierin houden, gewend zijn om in een complexe organisatie te werken en met diverse stakeholders op diverse niveaus kunnen communiceren.

Qua planning willen we in de zomer een uitgewerkt voorstel hebben, toetsing zal net voor of na de zomer plaats vinden, zodat de uitrol in februari 2027 van start kan gaan. Het liefst zien we enkele panden deze zomer al sluiten, zodat we de eerste bezuiniging al dit jaar kunnen boeken.

Facility Services werkt zowel voor de UvA als de HvA. Oplossingen, nieuwe procesafspraken en werkwijzes moeten matchen met de HvA, zodat we de dienstverlening voor beide organisaties kunnen leveren.

Wat ga je doen

• Onderzoeken van mogelijkheden voor aanpassing van openingstijden bij de UvA aan de hand van data en gesprekken door de hele organisatie.
• Inventariseren van knelpunten en vertalen naar creatieve oplossingen.
• Beheren van de impact op facilitaire dienstverlening, onderwijs en onderzoek.
• Coördineren en afstemmen met veel stakeholders op diverse niveaus.
• Oplossingen, procesafspraken en werkwijzen afstemmen met HvA, zodat de dienstverlening voor beide organisaties aansluit.
• Bewaken van planning, zodat een uitgewerkt voorstel in de zomer gereed is en de uitrol in februari 2027 kan starten.

Hybride werken is mogelijk, maar het is ook belangrijk om afspraken op locatie te kunnen organiseren. De UvA zit verspreid over de binnenstad, Roeterseiland en Science Park. Daarnaast is er een hoofdkantoor van de ondersteunende diensten in Amsterdam-Zuidoost (Hogehilweg).