Programma- en Projectsecretaris Wijkvernieuwing Merenwijk fase 1
Functieomschrijving
De Opdracht
Context Cluster Beheer is verantwoordelijk voor het beheer van de openbare ruimte en sportaccommodaties. Samen met onze partners en bewoners zorgen wij voor een schone, hele en veilige stad waardoor het er fijn wonen, werken en recreëren is. Het cluster bestaat uit 6 afdelingen; afdeling Regie Integraal Beheer (RIB), afdeling Werkvoorbereiding & Toezicht (W&T), afdeling Bedrijfsvoering en Ontwikkeling Beheer (BOB) en 3 uitvoerende afdelingen: Civiel & Cultuurtechniek, Inzameling & Reiniging en Sport. Binnen het cluster werken ongeveer 350 medewerkers.
De kerntaak van de afdeling RIB is de regie op het beheer en onderhoud van alle domeinen van de openbare ruimte en sport. Dit doen we integraal, duurzaam en waar mogelijk wijkgericht. Wij werken zo veel mogelijk planmatig, gebaseerd op meerjaren-beheerplannen en op de geldende beleidskaders. RIB fungeert als schakel tussen de beleidsafdelingen en de uitvoering. Het team RIB is procesverantwoordelijk voor beheer en onderhoud op deze domeinen. We vormen met elkaar een resultaatgericht, flexibel en dynamisch team en helpen elkaar om een zo mooi mogelijk resultaat voor onze stad te realiseren.
Wat houdt de functie in?
Binnen de afdeling RIB zijn we op zoek naar een senior Programma- en projectsecretaris voor de duurzame integrale wijkvernieuwingsprojecten. Het zijn vernieuwende projecten, waarin we zowel ondergronds als bovengronds klimaatadaptieve maatregelen nemen, biodivers vergroenen, ruimte maken voor energietransitie en waar mogelijk circulair werken. Fase 1 betreft de buurten Horsten, Rodes en de Rondweg.
In de afgelopen jaren hebben we een aantal projecten als pilot uitgevoerd en van ieder project leren we meer. Daarop bouwen we in de nu lopende en nieuw op te starten projecten voort. De senior Programma- en projectsecretaris is de spil enerzijds binnen de interne organisatie tussen de verschillende afdelingen voor deelgebieden die nog in planontwikkeling zitten en het bestuurlijk proces tot besluitvorming nog moeten doorlopen en ondersteunt hij de projectmanager hierbij. Anderzijds de spil tussen de overige projectteamleden en verantwoordelijk voor de projectbeheersingsaspecten Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd, Geld, Risico en Communicatie zowel van het programma als van de deelprojecten. Hij heeft contact met alle betrokkenen binnen de organisatie en zorgt voor de juiste en tijdige afstemming tussen alle partijen.
We hechten er veel waarde aan als de senior Programma- en projectsecretaris snel kan schakelen als er zaken spelen tussen het projectteam, ambtelijke opdrachtgever, budgethouders, projectcontroller en bestuurlijk waar gemanaged moet worden tussen de verschillende partijen. Daarnaast verzorg je als senior Programma- en projectsecretaris ondersteunende werkzaamheden voor de verschillende projectteams. Je ondersteunt de projectmanager is zijn dubbele als manager projectbeheersing.
Wat ga je doen?
- Fungeren als spil tussen afdelingen voor deelgebieden in planontwikkeling en het bestuurlijk besluitvormingsproces;
- De projectmanager ondersteunen, inclusief diens rol in projectbeheersing;
- Coördineren van projectbeheersingsaspecten: Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd, Geld, Risico en Communicatie voor programma en deelprojecten;
- Tijdige afstemming verzorgen tussen projectteam, ambtelijke opdrachtgever, budgethouders, projectcontroller en bestuurlijke partijen;
- Snel schakelen bij urgente zaken binnen het projectteam of tussen betrokken partijen;
- Ondersteunende werkzaamheden uitvoeren voor de verschillende projectteams.
24 maanden - 32-36 uur - 1.00 fte
Functie-eisen
- Een afgeronde HBO opleiding in de richting van Project- en Programmamanagement;
- Minimaal 5 jaar ervaring als projectsecretaris, waarbij aantoonbare ervaring is opgedaan met programma’s;
- Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie als projectsecretaris;
- Minimaal 1 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie als programmasecretaris;
- Ervaring met coördineren en professionaliseren van werkprocessen binnen programma’s, aan te tonen met minimaal één concreet voorbeeld waarin werkprocessen binnen een programma zijn gecoördineerd, geprofessionaliseerd en uitgewerkt in deelprojecten;
- Ervaring met het zelfstandig doorlopen van programmatrajecten, aan te tonen met een voorbeeld van een volledig zelfstandig begeleid programmatraject, inclusief rol en verantwoordelijkheden;
- Ervaring met het bewaken van voortgang van programma’s en deelprojecten, inclusief rapportage aan projectmanager, ambtelijke opdrachtgever, budgethouder;
- Ervaring met het opstellen en bewaken van capaciteitsplanningen en urenoverzichten, inclusief rapportagevorm;
- Ervaring met het opstellen en presenteren van voortgangsrapportages ter voorbereiding op besluitvorming;
- Ervaring met het voorbereiden van stukken voor bestuurlijke besluitvorming en het toepassen van politieke sensitiviteit in het werk;
- Ervaring met programma’s en projecten in planontwikkelingsfase;
- Kennis en ervaring met integrale duurzame wijkvernieuwing, aan te tonen met concrete projecten;
- Affiniteit met klimaatadaptatie en ervaring in het toepassen hiervan in projecten of adviezen.
Direct solliciteren
Past deze vacature goed bij jou? Vul dan hieronder je gegevens in, en dan nemen we zo snel mogelijk contact met jou op.