Informatieadviseur Microsoft 365
Functieomschrijving
Functiebeschrijving
Gemeente Stichtse Vecht zoekt een Informatieadviseur/ recordmanager project Teams/SharePoint en uitfasering netwerkschijven
Aanleiding project
Binnen de gemeente Stichtse Vecht wordt nog in belangrijke mate gebruikgemaakt van netwerkschijven voor de opslag en het delen van informatie. Deze manier van werken voldoet niet aan de eisen die worden gesteld aan moderne, betrouwbare en veilige informatievoorziening. Netwerkschijven bieden onvoldoende ondersteuning voor eigenaarschap, versiebeheer, toegangsbeheer, archivering en vindbaarheid van informatie. Daarom is besloten tot uitfasering van deze netwerkschijven.
Tegelijkertijd werkt de organisatie steeds meer samen in Microsoft Teams en staat dit jaar ook de overgang gepland naar de “nieuwe werkplek”. Belangrijke randvoorwaarde hierbij is dat er een goed beheerde samenwerkingsomgeving binnen MS365 beschikbaar is voor medewerkers. Doel is dat beide eind 2026 opgeleverd worden.
Intern is er een projectleider benoemd en een projectgroep geformeerd. Ter versterking van het projectteam zijn we nu op zoek naar een ervaren informatieadviseur/recordmanager om het (informatie)beheer van de samenwerkingsomgeving binnen MS365 te realiseren en de uitfasering van netwerkschijven binnen onze organisatie voor te bereiden. De gevraagde specifieke kennis is niet aanwezig binnen de organisatie.
Het project
Het betreft een meerjarig project, waarbij gefaseerd de volgende resultaten worden verwacht:
- Fase 0 – inrichting project:
- 04-26 t/m 06-26;
- O.a. Opstellen PvA, inrichten projectorganisatie, voorbereiding opstarten, lopende initiatieven plek geven in project.
- Fase 1 – Beheer MS365:
- 07-26 t/m 12-26;
- O.a. bepalen retentiebeleid, aanbesteden en inrichten beheerfunctionaliteit en processen, begeleiden implementatie nieuwe beheerde omgeving in organisatie en overgang naar beheer organiseren.
- Fase 2 – Analyse en planvorming uitfasering
- 10-26 t/m 04-27;
- O.a. Inventarisatie datanetwerkschijven, bepaling migratiestrategie en aanpak, uitvoeren pilots om strategie te bepalen, bepaling adoptiestrategie.
- Fase 3 – Uitfasering netwerkschijven/migratie:
- 05-27 t/m 12-28;
- O.a. Gefaseerd conform migratie- en adoptiestrategie de uitfasering/migratie uitvoeren.
Jouw rol
Als informatieadviseur/recordmanager ben je o.a. verantwoordelijk voor:
- Retentiebeleid MS365 opstellen en laten vaststellen door directie. Dit betreft uitwerking van de beheerregimes binnen Teams/SharePoint en afhankelijk van scopebepaling beheerregimes email en chat op basis van ons kaderdocument Bewaarstrategie Stichtse Vecht 2024-2026.
- Samen met functioneel beheerders MS365 herijken huidige beleidsuitgangspunten MS365 en laten vaststellen door directie.
- Vanuit informatiebeheer input leveren en voor de aanbesteding Provisioningtool (automatiseren en standaardiseren beheerprocessen, overzichten kwaliteit en naleving beleid, signalering/ondersteuning gebruikers).
- Informatiebeheerprocessen inrichten in Provisioningstool en Purview (data governance, beveiliging en naleving).
- Afhankelijk van de uitkomst van het retentiebeleid MS365 zal er voor optimale gebruiksondersteuning een koppeling gelegd moeten worden tussen MS365 en het zaaksysteem voor archivering. Hiervoor dient eerst een functioneel ontwerp gemaakt te worden.
- Adoptie nieuwe beheerregimes MS365 in organisatie.
- Voorbereiden migratiestrategie netwerkschijven.
12 maanden - 24-32 uur per week - 0,67-0,89 fte
Functie-eisen
Dutch native or near native
Knock-outcriteria:
- HBO werk- en denkniveau;
- Aantoonbare ervaring met soortgelijke projecten als deze (bij voorkeur bij een gemeente), op basis waarvan je onze organisatie kan adviseren over o.a. inrichting beheer, aanpak en adoptie;
- Kennis van wetgeving rondom informatiebeheer, privacy en informatiebeveiliging en begrijpt de onderlinge samenhang;
- Kennis van MS365 (ervaring met MS Purview is een pré).
Bedrijfsprofiel
Stichtse Vecht werkt actief samen in de regio met de U16-gemeenten, provincie en het Rijk aan grote opgaven op het gebied van woningbouw (104.000 woningen tot 2040), versterking economie (86.000 banen erbij tot 2040), energietransitie, versterking mobiliteit en groen & landschap. Het gebied kenmerkt zich door een rijke historie met idyllische buitenplaatsen en oude dorpskernen, mooie gevarieerde polderlandschappen en daarnaast nationale infrastructuur zoals de A2 en het spoor tussen Amsterdam en Utrecht. Onze gemeente biedt ruimte om te ontspannen en te recreëren en dat willen we koesteren. In het ruimtelijk domein zetten we ons dagelijks in om deze omgeving waar je graag wil wonen, werken en leven te behouden en verder te ontwikkelen.
Als organisatie bouwen wij aan een nieuwe, eigentijdse organisatie, die aansluit bij de omvang van de gemeente en bij de opgaven waar we voor staan. Belangrijke bewegingen binnen onze organisatie zijn samenwerking en verbinding, rust en professionaliteit, rolzuiverheid en eigenaarschap.
Direct solliciteren
Past deze vacature goed bij jou? Vul dan hieronder je gegevens in, en dan nemen we zo snel mogelijk contact met jou op.