Programma Informatietransitie

De provincie Zuid-Holland (PZH) is een moderne overheidsorganisatie die een cruciale rol vervult in het middenbestuur in Zuid-Holland. PZH werkt aan omvangrijke maatschappelijke opgaven, die onder meer zijn verwoord in het coalitieakkoord ‘Krachtig Zuid-Holland, 2023 - 2027. Het coalitieakkoord bepaalt daarmee de politieke agenda voor een collegeperiode en geeft ook politieke kaders die relevant zijn voor de Bedrijfsvoering.

Daarnaast is PZH in haar eigen organisatie volop in beweging om haar maatschappelijke rol optimaal te kunnen blijven vervullen. Een belangrijke ontwikkeling is de overgang van een traditionele hiërarchische organisatie- en sturingsstructuur (met directies, afdelingen en teams) naar een opgavengerichte organisatie (OGO). Bovendien investeert PZH ook in de Digitale Transformatie, in de provinciale opgaven én in vaardigheden van mensen.

Eind 2021 heeft PZH door Gartner Consulting een strategisch advies gevraagd over het data- en informatiebeheer. Het advies van Gartner bevat drie conclusies en adviezen:

1. Het data- en informatiebeheer van PZH vergt een urgente en omvangrijke investering. De afgelopen jaren is er te weinig geïnvesteerd in de informatiehuishouding waardoor in toenemende mate niet wordt voldaan aan wet- en regelgeving;
2. Het data- en informatiedomein vraagt om een gesloten besturing (PDCA-cyclus). Er werd in het verleden niet of nauwelijks op het domein gestuurd. Er waren geen strategische kaders, belangrijke rollen zijn niet onderkend en ingevuld;
3. Wanneer PZH haar data- en informatiebeheer op orde heeft gebracht én er op stuurt (zodat het op orde blijft) dan liggen er grote kansen op het met moderne analysemiddelen feitelijk ondersteunen van het besluitvormingsproces en de verantwoording daarover. Het is daarom belangrijk dat PZH zich ontwikkelt op het gebied van het data-gedreven werken.

PZH omarmt de conclusies en adviezen van Gartner in het meerjarige programma Informatietransitie. De drie hoofdconclusies van het Gartneronderzoek vormen de drie aandachtsgebieden waarbinnen het programma doelen zijn geformuleerd en resultaten worden geboekt. Deze aandachtsgebieden zijn: ‘Duurzame Toegankelijkheid’, ‘Datagedreven Werken’ en ‘I-governance en I-control'.

Sturing

De Informatietransitie is een omvangrijk programma met veel ‘bewegende delen’. Om zowel adequaat en integraal te kunnen sturen, als wendbaar te kunnen blijven wanneer de situatie daarnaar vraagt, is de sturing per aandachtsgebied ingeregeld over de volgende lijnen:

• Een ProductOwner, die verantwoordelijkheid draagt voor de inhoudelijke roadmap;
• Een projectmanager Voortbrenging, die integraal verantwoordelijkheid draagt voor de realisatie van de inhoudelijke items op de roadmap,
• De leadarchitect, die programmabreed (over de aandachtsgebieden heen) de verantwoordelijkheid draagt voor het bewaken van de architectuurprincipes en de vertaling van het inhoudelijke concept naar de technologie;
• De medior implementatiemanager businessimplementatie, die verantwoordelijk is voor de implementatie van de eindproducten in de domeinen van de PZH- organisatie. Tot deze verantwoordelijkheid behoren ook het aspect verandermanagement en opleiding, vorming en training.

Geen van deze rollen is dominant in de sturing van een aandachtsgebied. De resultaten worden geboekt in nauwe samenwerkingen en onderlinge afstemming.

Omschrijving van de opdracht

In de fase waarin het programma zich nu bevindt, verschuift de focus van technische realisatie naar Businessimplementatie. Bij Businessimplementatie komen alle aspecten rond een aandachtsgebied in onderlinge samenhang samen. Een belangrijk onderdeel hierbij is Servicedesign en Adoptie.

De rol van medior implementatiemanager service design & adoptie is een belangrijke rol binnen het team business implementatie. Dit team is een multi-disciplinair team dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen van een generieke aanpak en proces voor de businessimplementatie. Het implementatieproces is in de basis voor alle implementatietrajecten gelijk. Met de specifieke invulling van de veranderinstrumenten in deze aanpak wordt de betreffende opgave of businessdomein zo veel mogelijk gefaciliteerd in het doorleven van de Informatietransitie. Daarmee is de medior implementatiemanager een spin in het web van de Informatietransitie, die stuurt, afstemt, plant en levert. Het team bestaat uit 3 implementatiemanagers, M365 consultant, Migratieconsultant, Businessconsultant(verandermanagement), Informatieconsultant olv Business Implementatie manager.

De medior implementatiemanager is eindverantwoordelijk voor de integrale implementatie van M365, datamigratie, CALS, Workflow en Data gedreven Werken producten. Werkt nauw samen met technisch specialisten, data analisten en stuurt op scope, planning, risico’s, besluitvorming en borgt acceptatie en overdracht naar de lijnorganisatie.

Taakelementen

De rol van medior implementatiemanager kent de volgende taakelementen:

• Het ontwikkelen van de aanpak van de businessimplementatie. In dit aspect komen alle andere (eerder ontwikkelde aspecten) van de Informatietransitie samen (kaders en richtlijnen, moderniseren en saneren, processen en organisatie, verandermanagement);
• Methodiekontwikkeling: Het doorontwikkelen van de implementatieaanpak met gebruik van Design Thinking en Service Design om de adoptiegraad te verhogen;
• Het toepassen van Journey Management en het leiden van validatiesessies voor M365 trajecten;
• Stakeholdermanagement: Het ontwerpen en faciliteren van ontwerp- en validatiesessies met eindgebruikers en senior management om behoeften en weerstanden in kaart te brengen;
• Integrale Implementatie: Eindverantwoordelijk voor de implementatie van M365- omgevingen, datamigratie en datagedreven werken binnen specifieke domeinen (zoals Assetmanagement);
• Gezamenlijk met de andere rollen in het implementatie team bewaken van de voortgang en sturen op de afhankelijkheden in relatie tot de projecten die gebruik maken van dezelfde resources;
• Het onderhouden van contacten (afstemmen en sturen) op domein niveau inzake de businessimplementatie;
• Het afstemmen en coördineren van de veranderbewegingen binnen Informatietransitie met andere veranderbewegingen binnen de PZH-organisatie, waardoor alle veranderingen beter in balans zijn en de draaglast ervan beter is afgestemd op de draagkracht van organisatie en medewerkers;
• Het afstemmen met “Zo doen we dat!” de communicatiecampagne, op welke manier de communicatie wordt aangesloten ter aankondiging en ondersteuning van de implementatie;
• Het operationaliseren en draagvlak creëren bij de eindgebruikers, met name op het gebied van:
  • Houding en gedrag van medewerkers en management;
  • Digitale geletterdheid en training.

12 maanden - 32-36 uur - 1.00 fte