Korte beschrijving speelveld 

Utrecht heeft jou nodig! Zorg jij voor de realisatie van een van de grootste Mobiliteitshub van Utrecht?

Als contractmanager wordt één van je grootste uitdagingen de realisatie van de Mobiliteitshub XL (MHXL), middels een UAV-gc contract, waarin zowel het ontwerp, de bouw en de onderhoudsfase is opgenomen (DBM-contract). De MHXL is een combinatie van een parkeergarage (2000 plekken) en een fietsenstalling (1700 plekken). Daarnaast komt er een sportschool en fietsreparatiepunt. Je start in de aanbestedingsfase, waarbij de aanmelding recent is gestart en de inschrijvingsfase de volgende stap is in het proces.

Dit is je werk

Je brengt kennis en expertise in op het gebied van contractmanagement. Je geeft richting bij de voorbereiding door opdrachtnemer, de realisatie en de oplevering/overdracht. Voor andere inkopen gebruik je indien nodig andere aanbestedingsvormen.  Deze omvangrijke voorziening bouw je nooit alleen. Je werkt veel samen met interne collega’s en externe partners en belanghebbenden. Ook het adviseren aan de centrale inkoopafdeling (tenderboard) is onlosmakelijk verbonden met deze functie.

Hoe jij bijdraagt in je rol

In het Integraal Project Management (IPM) team vervul jij de rol van contractmanager. De contractmanager is binnen Utrecht verantwoordelijk voor de procesmatige beheersing van het vaststellen van de inkoopbehoefte, het afronden van de inschrijvingsleidraad, het inkoopplan, de contractvoorbereiding, aanbesteding en contractbeheersing (contractbewaking). In dit project ligt de focus op de afronding van de aanbesteding en het bewaken van het contract. Door het gebruik van (functioneel) specificeren is een koppeling te leggen tussen de eisen vanuit opdrachtgever en omgeving. Het project gebruikt Relatics, VISI en BIM. Zo kan contractmanagement de mogelijkheden van de markt optimaal benutten en tegelijkertijd de projectrisico’s beter beheersen. De contractmanager is verantwoordelijk voor de beheersing van het gehele proces van contractvoorbereiding, aanbesteding en uitvoering richting de marktpartijen. De contractmanager is ook degene die de dagelijkse contacten onderhoudt en zo nodig de onderhandelingen voert met de marktpartijen. Het voortgangsoverleg, dat je samen met de projectmanager en de opdrachtnemer voert, zit jij voor. Samen met de projectmanager bereid je eventuele interne besluitvorming richting de ambtelijk opdrachtgever voor.

Hierbij een greep uit jouw werkzaamheden als contractmanager

• Je bent het contract aanspreekpunt voor het projectteam en de opdrachtnemer;
• Je bewaakt de projectdoelstellingen vanuit het contract en controleert of de opdrachtnemer voldoet aan zijn contracteisen;
• Je vormt een afgewogen oordeel en zorgt actief voor de voortgang van het project;
• Je stelt, met input van andere rolhouders, besluiten op, welke voorgelegd kunnen worden aan de opdrachtgever.

Jij haalt energie uit

• Sturen op het naleven van de overeenkomst en gezamenlijk zoeken naar oplossingen;
• Onderhandelen en gezamenlijk met verschillende stakeholders tot het beste resultaat komen;
• Samenwerken, anderen verbinden en coachen, en je collega’s meenemen in veranderingen;
• Het goed afstemmen van de contractaspecten met de andere projectmanagement teamleden, zoals de projectmanager, technisch manager, omgevingsmanager en manager projectbeheersing;
• Buiten de bestaande kaders denken en innovatieve, andersoortige contractvormen benutten. Hierbij vind je het leuk om je collega’s en andere stakeholders te overtuigen en hen mee te nemen in jouw visie.

Wat wij aan jou waarderen

Je bent alert op nieuwe ontwikkelingen en technieken en je benut actief jouw netwerk om kennis te delen en te verbreden. Zo draag je proactief bij aan onze kennisontwikkeling. In jouw communicatie naar anderen leg je zaken duidelijk uit, kun je anderen overtuigen én kun jij zowel feedback geven als ontvangen. Daarnaast zorg je door jouw verbindende, motiverende en coachende stijl dat jouw team het beste uit zichzelf haalt. Ook ben je nieuwsgierig en werk je graag samen. Je initieert veranderingen en verbeteringen. 

Opdrachtomschrijving

De contractmanager zal in een integraal projectmanagement team (IPM-team) samenwerken. Dit IPM-team bestaat uit een integraal projectmanager, contractmanager, technisch manager, omgevingsmanager en manager projectbeheersing. Het werkpakket zal bestaan uit:

• De contractmanager geeft leiding aan het inkoop – contract (beheers)team;
• Draagt zorg voor de contractbeheersing en voor de aanbesteding- en contractdocumenten (UAV-GC); 
• Voert regie bij het opstellen/bijstellen van alle contractdocumenten (selectie en gunningsleidraad, aanbestedingsleidraad, Vraagspecificaties, basisovereenkomst, annexen enz.);
• Is, namens de opdrachtgever, eerste aanspreekpunt voor de opdrachtnemer;
• Coördineert de (niet-openbare Europese) aanbesteding;  
• Aansturing van de opdrachtnemer op basis van systeemgerichte contractbeheersing; 
• Rond een contractbeheersplan af en zorgt dat op basis van een risicoanalyse (proces, systeem of product) toetsen worden bepaald en worden uitgevoerd;
• Aansturen op (risico gestuurde) audits ter toetsing van kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) van de opdrachtnemer;
• Besluit over goedkeuring (acceptatie of niet acceptatie) van aangeboden documenten door de opdrachtnemer (in VISI);
• Beslist over opschortingen;
• Voert zijn taken uit binnen de gemeente Utrecht volgens de standaarden, voorwaarden en contracten; 
• Laat zich ten aanzien van alle inkoopaspecten inhoudelijk adviseren door de inkoopadviseur;
• Laat zich ten aanzien van de Juridische aspecten inhoudelijk adviseren door de bouw- en aanbestedingsjurist;
• Verzorgt de evaluatie en de toetsing van het contract aan de opdracht en overige gemaakte afspraken.

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een HR-leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat van de opdracht

Deze opdracht kan worden afgerond als het gebouw (MHXL) is opgeleverd aan de beheerorganisatie Vastgoed Organisatie Utrecht (VGU). 

24 maanden - 16-20 uur per week - 0,44-0,55 fte