Opdrachtomschrijving

In verband met de doorstroom van medewerkers binnen de organisatie is er een tijdelijk capaciteitsgebrek ontstaan in het contractmanagement team terwijl er een stijgende behoefte aan dienstverlening wordt gesignaleerd. Ter overbrugging van de periode ten behoeve van de structurele werving, zijn wij op zoek naar een ervaren medior contractmanager.

De tijdelijke behoefte betreft het waarnemen van een deel van de contractportefeuille inclusief de opname, implementatie en uitvoer van alle taken en verantwoordelijkheden voortvloeiende uit lopende dan wel toekomstige aanvragen van de dienstverlening. Bij aanvang opdracht vindt er een inhoudelijke overdracht van de te managen contracten plaats.

Als contractmanager ben je verantwoordelijk voor het adviseren over en begeleiden van contracten voor één of meerdere interne klanten, waarbij je constant de vastgestelde afspraken, kwaliteitseisen en servicelevels valideert, borgt en evalueert. Je bent primair bezig met:

• Het beheren en optimaliseren van de relaties met bestaande én nieuwe leveranciers;
• Je bent het aanspreekpunt rondom contractuele zaken voor leveranciers én interne stakeholders;
• Je houdt toezicht op de naleving van contractuele verplichtingen (SLA’s, KPI’s, etc.) – zowel intern als extern;
• Je stelt gezamenlijk met stakeholders contractjaardoelen op en monitort deze periodiek;
• Je organiseert en voert overleggen op tactisch en strategisch niveau met leveranciers, inclusief verslaglegging en naleving acties;
• Je adviseert de interne organisatie over het optimaal uitnutten van bestaande contracten en potentiële risico’s;
• Je beheert het contractdossier en draagt zorg voor een actueel en overzichtelijk beheer en administratie;
• Je signaleert knelpunten in de dienstverlening en vertaalt deze naar verbeterafspraken;
• Je participeert in de gehele contract lifecycle, van visievorming en aanbestedingen tot aan evaluatie;
• Kennisdelen met collega-contractmanagers en ondersteunen indien nodig.

Contracten worden overeengekomen tegen de beste condities waarbij je zorgt voor een correcte administratieve afhandeling, registratie en verslaglegging. Daarbij borg je aansluiting op interne procedureafspraken, zorg je voor een rechtmatigheidscontrole, bewaak je dat contractkeuze en -afspraken in lijn liggen met de centrale visie en onderhoud je de relatie met betrokken stakeholders.

Het team contractmanagement en haar contractportefeuille is in ontwikkeling. Dit betekent dat het aantal te managen contracten groeit. De prioriteit ligt voor nu in het managen van HRM gerelateerde contracten. Te denken valt aan contracten ten aanzien van arbodienstverlening, learning management systemen, mobiliteit, loopbaan- en re-integratiebegeleiding, werving & selectie, inhuur uitzendkrachten, inhuur specialisten, participatie, etc. Het gaat hier om zowel UvA- als HvA-contracten. Het is niet uitgesloten dat hier ander soortige niet-HRM contracten bij kunnen komen om te managen. Er wordt van je verwacht dat je samen met de teamleider gesprekken aangaat met stakeholders om de contractportefeuille te vergroten.

De functie is hybride uit te voeren waarbij team contractmanagement een vaste teamdag heeft op dinsdag op locatie Hogehilweg (standplaats) en om de week op donderdag. De standplaats van UvA HRM Bestuursstaf is locatie Maagdenhuis en die van de HvA Staf het Wibauthuis. Daar zul je veel mee samenwerken. Je bent flexibel om je agenda in te delen met een mix van op locatie werken en thuiswerken.

6 maanden - 32-36 uur per week - 0,89-1 fte