Opdrachtomschrijving

Met een goede informatievoorziening zorgen we dat VRBN betrouwbaar, betrokken, paraat en deskundig kan zijn, om samen te kunnen werken aan veiligheid. Het verwerken van informatie gebeurt steeds meer digitaal en geautomatiseerd; het gebruik van het digitale archief neemt toe, steeds meer post komt digitaal binnen en ook vergaderen gebeurt steeds meer op basis van een digitale documentstroom.

Goed informatiebeer, archiveren, is een randvoorwaarde voor een open en transparante overheid. Archiveren is meer dan alleen bewaren. Het is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Nu en in de toekomst, voor zo lang als nodig is. Door het groeien van de organisatie, technologische ontwikkelingen en de toename van informatie, is dit werkveld constant in beweging. Informatiebeheer adviseert en ondersteunt bij het digitaliseren en archiveren van documentstromen voor organisatie en bestuur. Dit maakt dat er effectief en efficiënt gewerkt wordt. Enerzijds om werkprocessen optimaal te ondersteunen en anderzijds om te voldoen aan wet- en regelgeving. Met behulp van jouw advies help je collega’s om eenvoudig informatie en documenten te vinden die ze nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Je draagt bij aan het adviseren m.b.t. (werk)processen en de inzet van digitale oplossingen (o.a. PowerBrowser, Xential, iBabs, Sansa, en BlueBeam) om onze archiefwaardige informatie duurzaam te bewaren, beheren en ontsluiten.

Onze organisatie heeft de ambitie om Informatiegestuurd te werken. Voor de implementatie van Informatiegestuurd werken (IGW) is het programma IGW opgericht. Één van de pijlers is datagedreven werken & informatiehuishouding. Vanuit team informatiebeheer zijn we het aanspreekpunt voor een goede informatiehuishouding. Het beoogde resultaat is dat medewerkers weten welke informatie ze waar kunnen vinden. Het verder uitrollen van zaakgericht werken in de volledige organisatie is hierin een belangrijke stap. Steeds meer sectoren werken al zaakgericht. Jij bent als projectleider verantwoordelijk voor de verdere uitrol binnen de organisatie. In overleg met de sectoren ga je inzichtelijk maken welke processen zaakgericht kunnen worden ingericht. Samen met adviseurs, applicatiebeheerders van andere applicaties en experts uit diverse sectoren en teams lever je een cruciale bijdrage aan het zaakgericht werken in onze organisatie. Jij zorgt samen met de functioneel beheerders en (sr) medewerkers informatiebeheer voor het ophalen van de behoeftes vanuit de organisatie en bent het aanspreekpunt als het gaat om tactische en strategische informatiebeheervraagstukken.

Je komt binnen de sector Bedrijfsvoering terecht in het team Informatiebeheer dat onderdeel is van het team Informatisering & Automatisering (I&A). Vanuit dit team beheer en ontwikkel jij samen met een andere collega de systemen die betrokken zijn bij het Zaakgericht werken waar de sectoren Risicobeheersing, Brandweerzorg en Crisisbeheersing, Rampenbestrijding & Bedrijfsvoering gebruik van maken. Het team werkt aan betrouwbare, toekomstgerichte informatievoorziening.

Concreet ga jij in deze periode de volgende zaken oppakken en opleveren:

• Verdere uitrol van zaakgericht werken binnen de sectoren (inrichting van minimaal 4 werkprocessen);
• Doorontwikkeling governance teamkanalen;
• Toezichtverslag IBT 2025;
• Ondersteunen bij doorontwikkeling en inrichting van bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Actualiseren Archiefverordening;
• Calamiteitenplan archief opstellen;
• Opstellen hotspotmonitors COVID19 & Vluchtelingen.

12 maanden - 28 uur - 0.78 fte