Adviseur Kwaliteitsmonitoring Informatiebeheer
Functieomschrijving
Functiebeschrijving Adviseur Kwaliteitsmonitoring
De groep Informatie Beheer van de gemeente Roosendaal bestaat uit Informatiebeheerders, Kwaliteitsbeheerders en Adviseurs Informatiebeheer. De missie van Informatie Beheer is om een kwalitatief hoogwaardig digitale informatievoorziening te realiseren en in stand te houden binnen de gemeentelijke organisatie.
Omschrijving opdracht
Door personele wisselingen, hebben we behoefte aan een adviseur kwaliteitsmonitoring die inzicht en overzicht creëert en de kaders en richtlijnen voor kwaliteitsmonitoring verbindt met de uitvoering van controle en afhandeling van zaken in het Zaaksysteem. De opdracht bestaat uit drie verschillende onderdelen, die niet volgordelijk, maar ook parallel aan elkaar opgestart kunnen worden. Het zwaartepunt van de opdracht ligt op het 2de onderdeel, maar dit kan niet zonder 1 en 3. Hierna volgt een omschrijving van de drie onderdelen.
1. Advisering en ondersteuning beleidsadviseur Informatie- en archiefmanagement m.b.t. Handboek Kwaliteitszorg.
Er ligt een concept Handboek Kwaliteitszorg en de beleidsadviseur Informatie- en archiefmanagement gaat dit herijken, besluitrijp maken en implementeren. Jij adviseert en ondersteunt hem hierbij.
2. Opstellen en implementeren van een Handreiking Kwaliteitsmonitoring afgehandelde zaken.
De kwaliteitsbeheerders hebben een Handreiking kwaliteitsmonitoring samengesteld en de nieuwe aanpak die hieruit volgt is in duo’s van kwaliteitsbeheerders en informatiebeheerders enkele keren in de praktijk gebracht. Door het ontbreken van kennis en ervaring met monitoring blijkt het lastig om vanuit overzicht te komen tot gezamenlijke werkafspraken, besluiten en toepassing. Jij gaat inzicht en overzicht creëren in de werkwijze en doet voorstellen om de aanpak te verbeteren.
- Jij neemt de regie op deze pdca, haakt informatiebeheerders en kwaliteitsbeheerders aan en zorgt dat zij de kennis en ervaring gaan opdoen zodat monitoring van zaken tot hun dagelijkse routine-werkzaamheden gaat behoren;
- Hierbij neem je ook de controlezaken en andere geautomatiseerde processen onder de loep. Daar waar het handiger of slimmer kan, realiseer jij deze verbetering met functioneel beheer van Zaaksysteem;
- Uiteindelijk lever jij een (zonodig herijkte) Handreiking kwaliteitsmonitoring op, die aansluit op het Handboek en waarmee de informatiebeheerders en kwaliteitsbeheerders een werkwijze en werkverdeling hebben voor het controleren en afhandelen van zaken in Zaaksysteem;
- Je leert de kwaliteitsbeheerders en informatiebeheerders deze nieuwe werkwijze, zodat ze dit zelfstandig kunnen uitvoeren. De werkwijze is geïntegreerd in hun reguliere werkpakket en zonodig in het Zaaksysteem geoptimaliseerd.
3. Doorontwikkelen van het Dashboard Kwaliteitsmonitoring
Collega’s van Datalab hebben voor kwaliteitsbeheerders een eerste versie van een dashboard gemaakt waarmee ze inzicht krijgen in de hoeveelheden en kwaliteit van zaken. Het dashboard komt moeizaam tot stand en draagt nog niet bij aan de beoogde doelen:
- Inzicht in en grip krijgen op hoeveelheden van de werkvoorraden (nieuw aangemaakte zaken, afgeronde zaken, V-zaken, B-zaken, enz);
- Het kunnen duiden en onderbouwen van de kwaliteit van zaken (per groep, per zaaktype, enz);
- Het kunnen rapporteren naar Directieteam, Procesverantwoordelijken en Archiefinspectie over de kwaliteit van zaken, zodat bijsturing mogelijk wordt;
- Het kunnen beoordelen van steekproeven (bijv. gekozen zaaktype van nieuw aangemaakte zaken).
Het is aan jou om de opdrachtformulering voor dit dashboard in lijn te brengen met het vast te stellen Handboek Kwaliteitszorg en de Handreiking Kwaliteitsmonitoring. Het dashboard dient ondersteunend te worden aan het wegwerken van de werkvoorraden door de groep Informatie Beheer en het efficiënt en effectief inzetten van de kwaliteitsbeheerders op training, opleiding en monitoring en (ongevraagd) advies. Vanuit een aangescherpte opdrachtformulering ga je in samenwerking met Datalab dit dashboard tot stand brengen en zorg je ervoor dat de kwaliteitsbeheerders en informatiebeheerders dit dashboard gaan integreren in hun werkzaamheden.
Regie op uitvoering
Bij het afronden van jouw opdracht kunnen de kaders en richtlijnen voor kwaliteitsmonitoring door de beleidsadviseur met het Handboek Kwaliteitszorg worden vastgesteld en is dit in een Handreiking Kwaliteitsmonitoring vertaald naar een nieuwe werkwijze en geïmplementeerd door informatiebeheerders en kwaliteitsbeheerders. In het begin neem jij de regie en beleg je aparte bijeenkomsten waarin je hen de nieuwe werkwijze leert eigen maken en de werkvoorraden worden aangepakt en dus slinken. Zodra de routine erin komt, borg je dat de coördinerend adviseur en beleidsadviseur regie kunnen nemen over deze aanpak in beheer.
Tot slot
Deze opdracht heeft alleen betrekking op kwaliteitsmonitoring van zaken in het Zaaksysteem, niet op zaken in procesapplicaties zoals Zorgned, CLO en I-Burgerzaken. Tegelijkertijd zullen er werkende weg ideeën opkomen of besluiten worden genomen die daar wel impact op kunnen hebben. Je wordt daarom gevraagd hier wel rekening mee te houden en tips en aantekeningen bij te houden, die in een volgende fase helpen om de kwaliteitsmonitoring voor deze procesapplicaties ook vorm te geven.
5 maanden - 24 uur - 0.67 fte
Functie-eisen
Dutch native or near native
Knock-outcriteria:
- Een opleiding op HBO niveau bijv. IDM of LRM maar bestuurskunde of geschiedenis als achtergrond kan óók;
- Specifieke vakkennis op het gebied van archief- en recordmanagement;
- Minimaal 3-4 jaar relevante werkervaring;
- Ervaring in het leiden van kwaliteitsverbeteringstrajecten in zaakgericht werken en/of informatie- en archiefbeheer, aantoonbaar door minimaal 2 voorbeelden;
- Relevante aantoonbare kennis en ervaring als informatie-archiefmanager met kwaliteitsmonitoring, zowel tactisch-strategisch als operationeel;
- Relevante werkervaring op gevraagd werkterrein binnen een gemeente/overheid.
Bedrijfsprofiel
Wij zijn Roosendaal
Wij zijn geen gemeente, wij zijn Roosendaal. Wij hanteren een autonomere werkwijze waar dat kan. Dat houdt in dat we in kleine groepen werken van acht tot twaalf medewerkers zonder teamleiders. Wij streven naar een meer autonome werkwijze waar dat mogelijk is. Dit betekent dat we in kleine groepen van acht tot twaalf medewerkers werken, zonder teamleiders. Binnen onze organisatie zijn er echter ook (grotere) groepen of afdelingen waar het (tijdelijk) efficiënter is om met een teamleider of transitiemanager te werken. Wij geloven in de kracht van onze medewerkers. Samen ben je verantwoordelijk voor het resultaat wat je oplevert en verdeel je in overleg de werkzaamheden. Zo zijn we wendbaar, ontstaat er ruimte voor mooie initiatieven en is het werkplezier hoog. Resultaatgericht, samen en de ander centraal zijn hierbij onze drie kernwaarden.
Roosendaal heeft grote ambities. Zo worden we wat ons betreft een 100.000+ gemeente en laten we onze voorzieningen nu al aansluiten op die ambitie. Roosendaal is de stad van de menselijke maat met talloze kleurrijke verenigingen, inwoners en ondernemers. Groot genoeg voor interessante vraagstukken. Klein genoeg voor korte lijnen met belangrijke stakeholders. Met een ideale ligging: vanuit Rotterdam, Breda of Antwerpen ben je in ruim 30 minuten in Roosendaal.
Direct solliciteren
Past deze vacature goed bij jou? Vul dan hieronder je gegevens in, en dan nemen we zo snel mogelijk contact met jou op.