FIJNE CAPS LOCK DAG! Tips voor zakelijke (digitale) communicatie

FIJNE CAPS LOCK DAG! VANDAAG STAAT DE HOOFDLETTER CENTRAAL. JE MAG VANDAAG DUS ONGEGENEERD DE CAPS LOCK GEBRUIKEN. Je zult er echter geen vrienden mee maken, vooral niet in zakelijke kringen. Bij het lezen van een tekst in hoofdletters weten de meesten meteen wat dat betekent: je bent aan het schreeuwen. Een mailtje in caps lock naar je baas of klant kan dan hele vervelende miscommunicaties opleveren, hoe goed het ook bedoeld is. Niet iedereen is zich bewust van de ongeschreven regels van digitaal communiceren, daarom zet Matchd een aantal tips voor je op een rij die op alle digitale communicatie van toepassing is.

Hoofdletters

Laten we maar meteen beginnen met het onderwerp van deze “feestdag”: Caps lock. Deze functie werd ooit bedacht als hulpmiddel voor mensen met een handicap. In de tijd van typemachines was het soms lastig om de Shift-toets ingedrukt te houden en daarom werd Caps lock bedacht. Op een modern toetsenbord is Caps lock eigenlijk overbodig, maar de toets is nog steeds aanwezig. En wordt nog veel gebruikt, soms iets te veel...

Zoals hierboven al even werd genoemd, is het schrijven in hoofdletters not done. Hoofdletters zijn voor schreeuwend taalgebruik en kunnen daarom maar beter niet op de werkvloer worden gebruikt. Dit geldt eigenlijk voor alle communicatie: e-mail, brieven, promotiemateriaal. Als je iets wilt benadrukken, zijn daar andere mogelijkheden voor. Denk bijvoorbeeld aan dikgedrukte (bold) of cursieve tekst, een groter lettertype of het gebruik van een titel.

Leestekens

Net zoals hoofdletters zijn leestekens zeer verleidelijk om te gebruiken om een tekst te benadrukken. Uiteraard is er niks mis met het gebruiken leestekens punten, komma’s, dubbele punten, vraagtekens en uitroeptekens. De valkuil zit in de hoeveelheid leestekens. Eén vraagteken of uitroepteken is genoeg om een zin mee af te sluiten. Soms wil je een zin extra benadrukken en een extra vraagteken of uitroepteken lijkt daar dan een goed middel voor. Maar probeer de boodschap duidelijk te maken met tekst, niet met een overdaad aan leestekens.

Daarnaast is het niet nodig om in iedere zin een vraagteken of uitroepteken te gebruiken. Beperk het gebruik ervan tot de zinnen die deze benadrukking écht nodig hebben.

Aanspreekvorm: jij of u?

Een lastig kwestie: spreek je jouw werkrelaties aan met ‘jij’ of ‘u’? Een eenduidig antwoord is er niet, want de aanspreekvorm hangt vooral af van de band die je met die relatie hebt (formeel/informeel). Daarnaast behoort deze keuze vaak tot een overkoepelende stijl van het bedrijf. Uiteraard is ‘jij’ informeler dan ‘u’ en dat moet bij de sfeer van jouw bedrijf of opdrachtgever passen. Steeds vaker wordt echter ‘jij’ gebruikt, omdat ‘u’ soms té formeel klinkt. Maar nogmaals: het is helemaal afhankelijk van jouw sector, bedrijf, relatie met de klant, etc. Algemene tip hiervoor: zorg dat je zo consequent mogelijk bent met de keuze. Als je kiest voor aanspreken met ‘u’, zorg dan dat je die vorm altijd gebruikt.

E-mail

Bij het opstellen en versturen van e-mails worden nog altijd veel fouten gemaakt. Vooral als het om zakelijke communicatie gaat, is het aan te raden om een e-mail professioneel op te stellen. Een aantal aandachtspunten:

  • Gebruik een representatief e-mailadres.
    In de begintijd van het internet heb je misschien een lollig e-mailadres aangemaakt, maar erg handig voor zakelijke communicatie is dat niet. Gebruik daarom altijd een representatief e-mailadres van jouw bedrijf of een algemeen mailadres met daarin jouw naam.
  • Opbouw en overzichtelijkheid
    Voor een professionele uitstraling is het belangrijk om kritisch na te denken over de opbouw van jouw e-mail. Zorg altijd voor een gepaste aanhef (geachte heer…, beste…), een overzichtelijke opbouw (niet te lang!) en een nette afsluiting. Je kunt afsluiten met een klassieke slotzin zoals ‘Vertrouwende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben’ of ‘Heb je nog vragen, dan kunt mij altijd bellen’.
  • Afsluiting
    Na deze slotzin volgt de afsluiting van de e-mail. Daarvoor kun je allerlei creatieve uitingen bedenken, maar ‘met vriendelijke groet’ zit je altijd goed. Soms wordt ‘hoogachtend’ gebruikt, maar dit is behoorlijk formeel en zie je om die reden niet veel in e-mails. Een gezellige afsluiting zoals ‘groetjes’ of ‘doei!’ is ook zeker niet aan te raden. Die afsluiting kun je beter bewaren voor berichtjes aan je vrienden.
  • Afkortingen en emoji’s
    Houd een e-mail eenvoudig en zakelijk, met correct taalgebruik. Vermijd afkortingen zoveel mogelijk. Ook populair taalgebruik, zoals emoji’s en emoticons, zijn niet wenselijk. Als je iets wilt zeggen, zeg het dan met woorden.

Heb jij nog goede tips voor zakelijke (digitale) communicatie? Deel het met ons via Facebook of LinkedIn

Neem contact met ons op

Benieuwd wat Matchd voor u kan betekenen? Neem dan contact met ons op of bekijk onze vacatures.
Neem contact op Maak vacaturealert aan Naar alle vacatures Open solliciteren

Interessant voor een bekende? Deel dit bericht!